公司員工檔案管理方法與制度
員工檔案管理是很多公司觀眾的內容，所以我們要了解員工檔案管理的技巧。下面是百分網小編為你精心推薦的員工檔案管理方法，希望對您有所幫助。
1、要保證有專人(專職或兼職)管理、有制度規范、有場地存放，即做到有人熟悉檔案管理工作，檔案保管要保密安全，檔案管理工作有制度約束、規范及保障。
2、要確保所存檔資料：復印件和原件相符;資料是原始且有價值的;以藍色或藍黑鋼筆或碳素筆填寫;名字、日期等內容填寫規范;存檔所用紙張規范工整。
3、存檔資料要分類按順序存放。例如可分為基本情況類、合同協議類、證書證件類、培訓學習類、考核考察類、崗位變動類、獎懲類、薪酬類、其它及離職類等。順序可以按照時間順序或自定順序來存放。
4、檔案一人一檔，用檔案盒按員工編號存放，不建議用檔案袋和檔案夾存放，不建議按部門存放。
5、電子檔案要與紙質檔案同步更新，不用每次查詢資料都需要翻紙質檔案。注意：電子檔案并非是將紙質檔案掃描，而是將紙質檔案信息保存在一些軟件工具中，如E-HR系統、EXCEL表格等，如果有時間和精力再進行掃描的工作。
6、其它檔案與員工檔案資料有重疊的，原則上員工檔案保存原始資料。
員工檔案的作用1、為員工晉升提供依據
通過對員工檔案的員工的薪酬情況、績效情況、培訓情況和技能情況等進行記錄和分析，可以制定相對應的激勵和培養方案，為員工晉升提供通暢的渠道，激發員工的工作積極性。
2、對人力資源進行盤點
員工檔案記錄了員工的基本情況，進公司后的學習培訓情況、崗位變動情況、薪酬情況、考核情況等。通過對員工檔案記錄的情況進行人力資源狀況分析，對制定人力資源計劃或規劃起著至關重要的作用。
3、促進人力資源配置
通過對員工檔案的查閱和整理，對員工的德、能、勤、績進行全面分析，因事擇人，因人治事，將人才的使用更加合理化和最大化，實現人力資源的優化配置。
4、提供歷史資源查詢
了解員工發展情況，制訂符合員工發展的培訓計劃和成長規劃;了解員工的需求點，以便更好的關懷員工;記錄員工在公司的軌跡，在做企業文化宣傳或其它宣傳方面，能提供一定素材，同時也給予員工自豪感;離職的員工可能再回來，檔案資料可以接續使用。
員工檔案管理制度一、目 的
為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職 責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以HR管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的'復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。
七、 為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，具體時限要求如下：
1、 新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔;
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔;
3、 社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。
八、 人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經有效批準。
2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。
3、 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、 人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據;檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
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