最新的檔案管理制度（通用11篇）
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編收集整理的最新的檔案管理制度（通用11篇），希望對大家有所幫助。
為了使教師業務檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
1．由教務科指定專人進行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2．各科室進行編號登記，每學期核對一次，發現問題應及時糾正，對增員缺檔的教師即時建檔。
3．教師業務檔案的封皮、目錄、規格、樣式力求統一。
4．查閱教師業務檔案應事先辦理審批手續，經業務校長同意，方可查閱。
5．根據查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
6．教師業務檔案一般不外借，在特殊情況下，經業務校長批準方可借用，但必須嚴格履行登記手續，并按時歸還。
7．查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違者視情節輕重，嚴肅處理。
8．教師業務檔案管理工作，在學校黨委、校長的直接領導下進行，由業務校長負責并指定專人管理，同時，與人保科搞好協調工作。
檔案管理制度2一、總則
第一條為進一步規范教師業務檔案的收集、歸檔和管理工作,建立健全教師業務檔案，更好地利用業務檔案全面、動態地掌握教師教育教學情況，發揮業務檔案在教師考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本管理實施辦法。
第二條教師業務檔案是教師業務水平、工作能力和履行崗位職責等情況的真實記錄，是教師文化程度、業務能力和工作表現的全面反映。
第三條教師業務檔案管理工作是師資管理工作的重要組成部分，是教師考核、職務聘任、職稱評定等方面的重要依據。
二、建立業務檔案的范圍
第四條凡我院擔任教學任務的教師、實驗實訓人員、行政兼課人員均在建檔之列。
三、業務檔案的內容
第五條教師業務檔案主要包括以下內容：
1．個人基本情況登記表
包括姓名、性別、出生年月、學歷、學位、畢業學校和專業、職稱、政治面貌等個人信息。
2．教學及相關工作記錄
包括各學期承擔的教學工作量、公開課、教學（含實驗實訓）改革、教材更新、擔任輔導員、班主任、社會實踐、社團指導教師等相關材料；參與教研活動記錄、學期教學工作總結、學生測評分數和意見等；每學期課程標準、授課計劃、教學工作考核情況等。
3．教研和科研工作記錄
包括教師參加學術教研會議和學術活動、學術任職等情況的鑒定材料；教師參加的教科研項目、課題的立項和結題評審有關材料；已完成的教科研課題、項目等反映教師業務研究的材料；科研成果包括教師出版的專著、合著、譯著、科技報告、資料匯編，單獨或合作編寫的各種教材，以及在各級各類刊物上發表的論文等。
4．進修和培訓情況記錄
包括教師國內外進修（業務進修、學位進修、實踐進修）、訪問、考察、研討、培訓等情況的記錄、鑒定及總結材料，進修成績、進修或培訓的證書復印件、學歷證明等相關材料復印件及專業實踐或培訓情況證明材料等。
5．教師獎懲情況記錄
包括教師在業務方面取得的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載（證書復印件）；各種教學和科研方面獲獎證書或批文復印件等材料；失職事故受到的`懲處記錄；學生對教師教學情況的反映資料等。
6．其他應歸于教師業務檔案的資料
包括學歷畢業證和學位證復印件、教師資格證書、職業資格證書、雙師資格證書、崗位聘任、職務職稱評定等有關材料復印件；計算機、外語考試、培訓學習情況（證書復印件）；職稱評定和職務變動材料，包括記載教師技術職稱變動情況的相關材料和教師任職變動情況的有關資料等。
四、業務檔案的收集
第六條教師業務檔案材料由各部門專人負責收集、建檔和管理，嚴格貫徹執行國家關于檔案管理工作的各項規定，確保準確、完整和安全。各部門第一責任人有責任進行監督和審核。
第七條業務檔案材料打印或復印一律使用A4紙，書寫使用藍、黑墨水筆，字跡要清楚。材料必須實事求是，杜絕弄虛作假。
第八條教師已發表、出版的著作、教材和論文需提交書籍或刊物的封面、目錄和作品首頁的復印件。
第九條對每位教師建立個人業務檔案盒。檔案材料須按內容順序排列，并附上材料清單，裝入檔案盒中，盒子標簽上標明教師姓名和教師工號，檔案盒存檔時按教師工號排序。
第十條教師業務檔案材料每學期歸檔一次，教師本人按統一格式填寫，并主動向所屬部門提供相關材料，教研室要根據平時的考察和學生、同事對教師的教學評估意見，實事求是的簽署評語，報系（部）審核。各系（部）主任要認真審查教師的工作總結及其表內各項內容，經系（部）綜合考評后簽署系(部)具體意見。教師所在部門領導對檔案內容審核簽字后方可歸檔。
五、業務檔案的管理
第十一條教師業務檔案的各種表(復印件)由系（部）建檔保存，教師業務檔案的各種表(原件)和電子文檔每學期末由各系（部）統一交教務處負責保管，設專室存放。業務檔案是長期檔案，必須妥善保管，采取各項防護措施。
第十二條凡經核簽的教師業務檔案中所記載的內容，任何人不得隨意涂改。對于涂改、偽造、損毀、丟失檔案的，要視其情節給予處分。教師調離學校時，其系（部）保存的一份允許帶走，教務處存檔的一份不能抽走，若外單位外調時允許抄錄。
第十三條教師業務檔案材料須妥善保管，嚴格執行移交手續，一般不予外借。如確需借閱，須經部門負責人簽字批準后辦理借閱手續，本人可以查閱或復印個人的業務檔案。其他人員檢閱和摘抄教師業務檔案，須經主管院長批準，管理人員不得泄露檔案中的有關內容。必要時需征求被借閱檔案者本人的意見。原始檔案不得帶出檔案保管室。
第十四條教師業務檔案是教師進行考核、聘任和職稱評定的重要參考資料，教師業務檔案建設和管理工作，是一項長期而細致的工作。各教學部門和教師要高度重視，要把教師業務檔案的管理列入日常工作計劃。對于教師業務檔案的管理情況，學校將進行不定期的檢查，其結果作為評價部門工作的重要內容之一。
檔案管理制度3一、總則
（一）為了加強師資管理，及時發現人才，培養人才，不斷收集、積累教師業務資料，便于教師教科研水平的考核，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。
（二）教師業務檔案主要收集和記載教師在教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、譯著、教材等以及對這些材料的歷史評價、專家的學術鑒定材料、圖片等）。
（三）對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學、科研管理的重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實。
二、業務檔案收集
（一）根據我院的實際情況，各系（院、部）應建立健全業務檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準確，各系（院、部）的業務檔案由教務員或指定有關人員負責管理。
（二）通過各種渠道收集教師在任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、教學研究成果、學術活動、外語狀況、學術水平鑒定及出席有關會議重要記錄等材料。
（三）對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用鋼筆或簽字筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫。
三、業務檔案材料的管理
（一）對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是征集材料向檔案轉化的重要步驟。業務檔案材料的范圍主要有：
1．教學活動：包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等。
2．學術活動：包括參加學術會議，應邀講學，國內講學或學術交流，學術任職等。
3．科研活動：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項目的立項運作及完成情況。
4．外語狀況：包括譯著、譯文、文摘及業余外語進修班結業水平登記。
5．業務上的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載。
（二）對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的準確程度及學術價值。
（三）業務檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業務檔案傳閱制度。
四、業務檔案管理體制
（一）由教務處主管，每學期初由各系（院、部）及教務處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。
（二）教務處要經常檢查各系（院、部）業務檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現并解決問題。
五、附則
本辦法由教務處負責解釋。
檔案管理制度4教師業務檔案是教師業務水平和工作能力以及履行崗位職責情況的真實記錄，對于教師工作的考核、職務聘任、工資晉升、工作調動、崗位培訓、獎勵懲罰等都有著重要意義。建立完善的教師檔案管理制度，搞好教師檔案立檔工作，是教務科的一項基本工作。它可以幫助學校全面地、動態地掌握教師教育教學的情況，從而有針對性地采取措施，加強教師隊伍建設，提高整體教學質量。為了加強教師業務檔案管理工作，使學校管理更加科學化、規范化和制度化，特制訂本制度。
一、教師業務檔案由基本情況登記表和業務情況登記表兩部分組成。
二、《基本情況登記表》、《歷年進修情況登記表》、《來校后歷年任課情況登記表》、《著作、專業活動情況表》、《業務水平及教學效果分析表》等相應部分由教師本人填寫，教務科審查。
三、《業務水平及教學效果分析表》中各項內容應于期末放假前填寫完畢，再交由項目組負責人、教務科及主管校長簽字后存檔。
四、教師工作調動后，由所在單位派專人持介紹信到本校提取業務檔案，并填寫業務檔案登記冊中相關內容。
五、教師業務檔案每人一本，實行專柜存放，，由教務科負責保管，教師確因實際需要查閱檔案或修改相關內容時，應有教務科人員陪同，但考評部分不得修改。
六、業務檔案主要內容
1、個人簡歷、業務自傳。
2、每學期擔任的主要教學工作、班級管理工作記錄。
3、每學期的教學水平及效果。
4、每學期的年度考核結論及相關數據。
5、進修、考察、繼續教育學習內容、學習成績、學歷證明等。
6、編寫的教材、公開發表的各種論文、課件等內容。
7、參加各級教育科研課題及研究情況。
8、個人參加或指導學生競賽情況。
9、指導學生興趣小組或社團活動情況。
10、公開課、優質課競賽獲獎情況，學習聽課情況。
11、校內其它兼職工作情況。
七、教師業務檔案管理的一般要求
1、教師業務檔案由教務科統一管理。具體由教務科長負責進行搜集、整理和組織鑒定、填寫。教師業務檔案屬于永久性保存的材料，應確定專人保管，檔案的存放應設專柜。
2、建立教師業務檔案，教師可到教務科辦理借閱手續。借閱業務檔案必須妥善保管，不得拆卸、污損或圈點、劃線、加字涂改等。
3、整理業務檔案要做到系統、完整、準確，要用鋼筆填寫，字跡清楚、整潔。
4、教師調動，業務檔案即寄往調入單位，以便于全面、妥善安排工作。
八、教師業務檔案的收集與歸檔
1、由教務科制作統一的教師業務情況系列表格，負責教師業務檔案收集、整理，由領導審核簽字后將電子與紙質版集中向教務科歸檔。
2、紙質歸檔材料要求用深藍或黑色鋼筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。
九、教師業務檔案的管理與查閱
1、教師業務檔案由教務科集中統一管理。
2、教師業務檔案收集存檔后，不得擅自改寫或變更。
3、新進教師，應于報到后一周內建立相應業務檔案。調離或退休教師，應按檔案管理條例辦理移交或處理業務檔案。
4、教師可以在教導處查閱和利用個人的業務檔案，教師業務紙質檔案原則上一律不借出，如需借出，需經所在部門負責人同意，并辦理借閱登記手續。
檔案管理制度5第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
檔案管理制度6一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。
５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。
６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
檔案復制制度
1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。
3、復制后要及時進行登記。
檔案統計制度
１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
１、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。
３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
４、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
２、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
３、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
４、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。
５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
６、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案管理制度7為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案管理制度8一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。
檔案管理制度91 產生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;
(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的.講話稿等;
(2) 公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;
(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。
3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
檔案管理制度10一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍
檔案管理制度11一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
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