有關市場部文員崗位職責與工作流程

　　1．目的：

　　明確跟單文員的作業，避免工作的失誤、提高工作效力。

　　2． 適用范圍：

　　本程序適用于市場部各科室的跟單文員

　　3． 職責：

　　部門經理:負責審核科室文員的工作.

　　部門科長:負責監控各科室文員的工作.

　　文員:負責實施作業程序.

　　4． 程序：

　　4.1接收訂單：

　　4.1.1訂單以書面形式為準，盡量避免受理口頭訂單，口頭訂單應詳細記錄，并經經理助理審核后方可下單.

　　4.2處理訂單：

　　4.2.1

　　接單時必須要求客戶傳真書面訂單，如因客戶存在特殊原因而無法傳真書面訂單時，文員需要求該客戶所屬業務員填寫《特請單》或《送樣（贈送）申請單》，經經理助理審批后方可下單給計劃。

　　4.2.2審核訂單包括產品的規格、價格、交期等。

　　4.2.3審核訂單時如發現訂單不清楚，首先查閱客戶資料本；其次查閱以前《訂單確認表》。如以上兩項仍查詢不到，則應立即詢問此客戶所屬業務員或直接與客戶聯系。

　　4.2.4若所接訂單與客戶以前所用規格不一致，應及時詢問客戶是否需更改要求。

　　4.2.5訂單確認ok后須按客戶要求下單給物控，同時記錄于《訂單記錄表》上，并及時回傳客戶訂單，若交期不能滿足客戶需求應立即致電與客戶協商，并在訂單上注明實際交貨期，重新回傳訂單。

　　4.2.6當天下午須將第二天需出貨的產品在電腦中輸入送貨單并統一打櫻

　　4.2.7將打印完的送貨單與派車單夾在一起交由財務審核。

　　5.合理派車

　　5.1合理派用本科室運輸車輛,保證正常情況下所派出的貨均能送達。

　　5.2

　　18:00點前填寫區域劃分表及派車單由科長審核、交經理助理批準，如果科長出差在外，可致電給科長讓其審核派車單，并由文員在審核欄內代簽名。

　　5.3若要借用其他科室的車輛應在當天下午與該科室的文員聯系,若經同意則派車,派車單應由該科室文員簽名

　　6. 送貨單的整理

　　6.1所有送貨單必須于第二天早上收回,并整理歸檔,不可有丟失送貨單現象。

　　6.2收回送貨單時要審核送貨單是否有送貨人簽名及收貨人簽名、印章。

　　6.3收現金或代收貨款的送貨單,在貨送完后立即將財務聯及產品出庫單交給財務。

　　7.出庫單的整理

　　前一天所出的'所有貨的出庫單，司機會由第二天早上8：00前交于該科室文員，文員收到出庫單后需審核出庫單的客戶代碼、產品名稱、出貨數量及其簽收欄內司機有無簽名（無簽名需問清楚原因），若出庫單有問題而客戶代碼屬于該文員所負責客戶，文員必須在送貨單背面說明問題并簽上名字還給計劃退回倉庫，如果沒有任何問題即將出庫單貼于相應送貨單財務聯后面。

　　8.訂單整理：

　　所有客戶必須設立相關檔案，含外省及中間商客戶，當訂單完結后應于當天存檔，做到日清日畢。

　　9.報價的處理：

　　報價給客戶要以該客戶的相關業務員所確定的價格為準，但必須滿足《正業產品市場指導價》要求。所有發出報價單必須經經理助理審批。

　　10．發件產品送貨單的管理：

　　首先必須登記好客戶名單，并在估計到達客戶處時間致電過去要求其回簽送貨單，如超出三天未回簽，應書面報告經理助理予以解決。

　　11.相關文件(略)

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