物業管理師管理務實要點：檔案的檢索利用與保存
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物業管理檔案的檢索利用與保存
(一)常用的紙介質檔案的檢索與利用
紙介質檔案檢索工具種類很多，物業管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。
1.常用檢索工具的編制方法
(1)分類卡片目錄
根據檔案分類的邏輯關系建立起的目錄體系。這類目錄的優點是系統性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。
【題例】
在常用檢索工具的編制方法中，()是根據檔案分類的邏輯關系建立的目錄體系。(A)
A.分類卡片目錄 B.專題卡片目錄 C.產題卡片目錄 D.名稱索引
(2)專題卡片目錄
按某一特定的題目，將同一主題內容或屬性的各類文獻組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內容。
(3)主題卡片目錄
主題以規范關鍵字、詞組織檔案相關內容的索引系統。
(4)名稱索引
以字母或其他文字排序方法的順序將全宗內檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。2.檔案提供利用的方式 (1)檔案檢索的步驟和方式
一般是分析應用需求，明確檢索范圍或根據索引的指引，查找到需要的檔案文件。
(2)檔案提供利用的方式
一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業知識與方法等提供檔案整理的應用。
(二)電子媒體檔案的檢索與利用
電子媒體檔案檢索一般分為兩類，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數字形式存貯的;另一類是閉路視頻監控設備產生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監控設備已將二者合一為硬盤數位形式存貯，需要注意的是目前仍有相當多的磁帶方式存貯的視頻監控系統在運行中。這類形式存貯的'錄像磁帶的檔案存放與紙介質檔案的存放相似。
各類軟件的檢索查詢設計各不相同，并無統一的檢索查詢形式。故其檢索與紙介質檔案的檢索相同。
(三)物業管理檔案的保存
1.檔案的保存價值和保存期限
某個單份案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。各物業服務企業可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。
2.檔案保存注意事項
(1)物業承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業基礎資料檔案，是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋本體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限2倍。
【題例】
房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修等檔案，在分析房屋主體安全、事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規定，一般不能低于設備的使用年限的：(D)
A.0.5倍 B.1倍 C.1.5倍 D.2倍
(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大，這部分檔案的保存期限是較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。3.安全管理 (1)檔案安全管理
檔案保管應注意室內空氣流通，經常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，制定一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴格執行，改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。
(2)檔案信息安全
①檔案的安全包括檔案本身不受到損壞與丟失和檔案信息不被非法復制、查閱和傳播，即檔案信息安全。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制定文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。
②紙介質檔案的信息安全主要是對檔案的查閱、外借、復制和銷毀應制定詳細的制度，設定權限。對無權查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應授權方可實行。檔案銷毀時，應經上級批準，并在主管領導和部門主管的監督下采用適當的方式銷毀。
③電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級權限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統、復制和下載的管理;對進入互聯網的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經常更新，防止黑客入侵和非法人員進入等方法保障電子檔案的信息安全。
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