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職場人士接聽電話的禮儀要求 職場人士接聽電話的禮儀規范
日期:2023-02-14 14:50:00    编辑:网络投稿    来源:互联网
職場人士接聽電話的禮儀  在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而,掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。今天小編給大家聊的是職場人的電
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      在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而,掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。今天小編給大家聊的是職場人的電話禮儀,一起了解下吧。

    職場人士接聽電話的禮儀

      職場電話禮儀

      1、“鈴聲不過三”原則

      在電話鈴聲響起后,如果立即拿起,會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以后再接聽,是缺乏效率的表現,勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象,同時也會讓對方不耐煩,變得焦急。如果因為客觀原因,如電話機不在身邊,或一時走不開,不能及時接聽,就應該在拿起話筒后先向對方表示自己的歉意并做出適當的解釋,如“很抱歉,讓你久等了”等。

      如果是在家里接聽電話,盡管沒有必要像在單位里那樣及時,但盡快去接聽是對對方的尊重,也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽,也應向對方表示歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉,但向對方解釋一下延誤的原因也是必要的。

      2、規范的問候語

      在工作場合,接聽電話時,首先應問候,然后自報家門。對外接待應報出單位名稱,若接內線電話應報出部門名稱.

      自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話,萬一打錯電話就可以少費口舌。規范的電話體現的不僅是對對方的尊重,而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。

      在家里接電話可以有很多選擇,規范一點的可以用:“喂,你好!”問候對方。當然在家里接聽電話與工作單位接聽電話有所不同,在家里,關鍵是要讓對方感到親切友好,而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的,過于規范化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。

      例如:電話開門基本話術“您好,,這里是XX,我是小薛,很高興為您服務。[若兩秒沒有應答],請問有什么可以為您服務的?”;

      找相關人員,“請稍等”,5秒以內,電話人不能接聽,須說明“您好,XX很快就來”“您好,XX正在XX,請稍等一陣”。

      要找的人不在或不能接聽電話時的處理。這里,特別要注意的是,在詢問對方姓名前,先告知他要找的人不在。

      例如:當場不能接聽電話,“您好,XX正在XX,方便讓他等下打給您嗎?”[是/否]“好的,我記錄了”。

      當事人不在,“您好,XX[人]XXXXX,等他來了我讓他回給您可以嗎?”[是/否]“好的,我記錄了”

      禁忌:“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等

      3、接到錯誤的電話也應該禮貌應對

      接到錯打的電話,人們很容易忽略了禮貌問題,甚至很粗魯,這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關系。但事實上,并非錯打的電話都必定與自己沒有關系,有時,對方也恰恰是與自己有重要關系的人。因此,接聽電話時,最好每一個電話都講究禮貌,保持良好的接聽態度。

      職場相處禮儀

      (一)尊重同事

      相互尊重是處理好任何一種人際關系的基礎,同事關系也不例外,同事關系不同于親友關系,它不是以親情為紐帶的社會關系,親友之間一時的失禮,可以用親情來彌補,而同事之間的關系是以工作為紐帶的,一旦失禮,創傷難以愈合。所以,處理好同事之間的關系,最重要的是尊重對方。

      (二)物質上的往來應一清二楚

      同事之間可能有相互借錢、借物或饋贈禮品等物質上的往來,但切忌馬虎,每一項都應記得清楚明白,即使是小的款項,也應記在備忘錄上,以提醒自己及時歸還,以免遺忘,引起誤會。向同事借錢、借物,應主動給對方打張借條,以增進同事對自己的信任。有時,出借者也可主動要求借入者打借條,這也并不過分,借入者應予以理解,如果所借錢物不能及時歸還,應每隔一段時間向對方說明一下情況。在物質利益方面無論是有意或者無意地占對方的便宜,都會在對方的心理上引起不快,從而降低自己在對方心目中的人格。

      (三)對同事的困難表示關心

      同事的困難,通常首先會選擇親朋幫助,但作為同事,應主動問訊。對力所能及的事應盡力幫忙,這樣,會增進雙方之間的感情,使關系更加融洽。

      (四)不在背后議論同事的隱私

      每個人都有“隱私”,隱私與個人的名譽密切相關,背后議論他人的隱私,會損害他人的'名譽,引起雙方關系的緊張甚至惡化,因而是一種不光彩的、有害的行為。

      (五)對自己的失誤或同事間的誤會,應主動道歉說明

      同事之間經常相處,一時的失誤在所難免。如果出現失誤,應主動向對方道歉,征得對方的諒解;對雙方的誤會應主動向對方說明,不可小肚雞腸,耿耿于懷。

      職場禮儀知識點

      在各種交際活動中,交談的禮儀禮節無非是最基礎的,下面就簡單介紹一下交談中需注意到的問題:要注意語言文明、語氣誠懇、語調柔和、語速適中、吐字清晰;稱呼要多用尊稱、敬稱,少用愛稱、昵稱、別稱、盡量不要直呼其名。

      交談內容要使對方感到自豪、愉快、擅長和感興趣,要格調高雅、歡快輕松,不要涉及對方自身弱點與短處、個人隱私、庸俗下流和怪力亂神之類的東西及小道消息。

      發問要適時,要多談大家,少談自己,交談中自吹自擂、說個沒完、無事不曉、語言刻薄、逢人訴苦、不言不語都是不受歡迎的。談話時要有禮有節、盡心傾聽有問必答,不要輕易打斷別人談話或隨便走開,更不能面帶倦容、打哈欠、看手表,男子不要加入女士圈內的議論,與異性談話要簡短、謙讓,爭論有節制,不要隨意開玩笑。

      我們在生活中,應該會有這樣的體會,在與自己沒有共同語言的人一起交談時,總是感到別扭、煩悶。而處在社交中的我們,要想擁有良好的人際關系,首要的就是要和對方有共同語言,你要善于找到與對方共同感興趣的話題,和對方發生共鳴。這樣,交談才能夠愉快進行,對方也才樂于與你交談。

      那么,如何才能與對方達成一種共鳴呢?關鍵是要和對方“同步”,選擇一種兩者都感興趣的話題。如果話題選擇得好,可使人有一見如故,相見恨晚之感;如果話題選擇不當,便會導致四目相對,局促無言的尷尬局面。

      尋找共同話題對于社交的雙方是多么重要。當你初次與他人交談時,首先要解決好的問題便是盡快熟悉對方,消除陌生。你可以設法在短時間里,通過敏銳的觀察初步地了解他:他的發型,他的服飾,他的領帶,他的煙盒、打火機,他隨身帶的提包,他說話時的聲調及他的眼神等等,都可以給你提供了解他的線索。

      當然,要想和對方有“共鳴”,關鍵是找話題。有人說:“交談中要學會沒話找話的本領。”所謂“找話”就是“找話題”。寫文章,有了好題目,往往會文思泉涌,一揮而就。交談,有了好話題,就能使談話自如。好話題的標準是:至少有一方熟悉,能談;大家感興趣,愛談;有展開探討的余地,好談。

      因此,要想使交談有味道,談得投機,談得其樂融融,雙方就要有一個共同感興趣的話題,要能夠引起雙方的“共鳴”。只有雙方有了"共鳴",才能夠溝通得深入、愉快。其實只要雙方留意,就不難發現彼此對某一問題有相同的觀點,在某一方面有共同的愛好和興趣,有某一類大家都關心的事情。


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