基于知識管理的企業檔案管理探析管理論文

　　計算機技術、網絡技術以及通信技術的快速發展，讓全社會進入了一個信息化時代。信息化時代的到來對各行各業產生了不小的影響，檔案行業自然也不例外。相較于以往，我國檔案事業已經取得了長足進度，特別是檔案信息化建設步伐進一步加快，進一步促進了檔案信息知識屬性表達，轉變了傳統檔案管理模式。

　　1、知識管理內涵

　　知識管理主要是指企業為了進一步提升自身競爭力、生存能力，以技術為支持，對企業知識進行序化儲存、挖掘、共享共建的過程。從本質上來看，知識管理目標與企業活動目標是一致的。在市場當中，企業屬于典型的利益群體，其所有活動均離不開效益創收、價值創造這一本質目標。因此知識管理需要與企業管理目標達成一致，以價值創造為方向對企業相關活動進行考察，并將知識管理充分滲透到各項組織活動當中[1]。當然，知識管理是一個動態性的過程。在企業發展過程當中，知識始終處于不斷更新的狀態。換句話說，知識并不是一成不變的固定資源，而是動態性的資源。知識管理活動也需要結合形勢需求，做出有效調整。通常來看，知識管理主要包括知識獲取、知識分享、知識推廣以及知識創造等環節，但卻不僅限于此。知識管理不但取決于管理順序的設置、步驟的篩選，更取決于組織實際情況。對于不同的企業而言，需要差異化的知識管理方案進行匹配。也就是說，知識管理應結合知識能力、知識背景做出有效調節，才能將其效果充分發揮出來。

　　2、知識管理對企業檔案工作的影響

　　在當前經濟體系當中，知識戰略管理能力是強化企業競爭力的重點要素。當然，知識能力不單單局限于企業管理的某一個環節，而是滲透到企業的各項工作當中。對于企業檔案管理而言，也應該充分把握當前形勢，以知識管理為契機，對相關工作進行創新。客觀角度來看，知識信息、智力資源等是知識經濟的基礎。在知識管理過程中，需要對上述要素進行再創造[2]。也正是由于此，知識管理對企業檔案開發及利用提出了一定的要求。

　　首先，知識管理要求企業在檔案開發、利用過程中不斷提升效率。知識管理對信息轉化及學習能力具有較高的要求。從原始數據到信息生成，所有知識、技術成果若無法迅速轉變為現實生產力，容易被社會淘汰。這也對企業檔案開發及管理提出了較高的時效性要求。在上述情況下，企業要充分利用現代化信息工具快速整合檔案材料，并根據用戶實際輸送相應的檔案信息。在服務當中，除了提供原始文檔信息外，還需要進行二次加工、再創造，不斷提升檔案價值，豐富檔案內涵。其次，知識管理要求企業檔案管理、開發、利用過程中，需要應用多元化的載體。知識經濟不僅是創新經濟、學習經濟，更是網絡經濟。信息技術與網絡技術的不斷成熟，為知識傳播提供了更大的空間，檔案載體在潛移默化當中也逐漸由傳統紙質載體轉變為了電子信息載體[3]。企業需要適應這種新的形勢，加大電子化檔案數據庫、檢索工具等開發力度，進一步提升檔案管理效率。綜合來看，知識管理給企業檔案工作帶來了新的契機。以知識管理為導向，會促進企業不斷加大檔案信息開發力度，也有利于企業提升檔案開發服務內容的知識性，并實現檔案開發、利用創新，進一步挖掘出企業檔案所蘊藏的潛在價值。

　　3、目前企業檔案管理中存在的缺陷

　　雖然很多企業對檔案管理愈來愈重視，但在相關工作具體實施過程中還是暴露了一定問題[4]。

　　3.1認知誤區

　　企業檔案管理的核心目標，在于實現企業檔案知識資源價值轉化。但部分企業管理者并未意識到這一點，只是將檔案管理當作任務，甚至視為包袱。同時，檔案管理人員也未能及時更新觀念，只是機械性地進行檔案材料收集、歸檔、整理等，卻不能意識到其中所蘊藏的'潛在價值，導致檔案管理工作流于形式。

　　3.2缺乏明確目標

　　大多數企業在檔案管理過程中，以“為藏而收，為用而藏”為目標，但實際當中企業檔案整體利用情況不容樂觀。對于任何企業而言，創造經濟效益是其首要目標。由于企業檔案管理部門并不直接參與生產經營，自然無法產出直接效益。在這種情況下，企業檔案管理往往受到忽視。同時，企業內部未能對檔案信息進行充分分析，從中挖掘出一些具有價值的知識資源。由于缺乏明確的檔案管理目標，導致企業檔案無法發揮潛在價值，企業檔案管理效能也受到了極大程度制約。

　　3.3管理流程有待優化

　　很多企業在檔案管理過程中，流程缺乏融合與滲透。大多數企業檔案部門與檔案信息生成部門之間處于平級關系，彼此之間除了檔案交接外，不存在任何聯系[5]。在這種情況下，檔案部門的權限必然會受到一定程度約束，甚至檔案管理人員要反復催促才可獲得原始檔案信息。在檔案分類方面，主要以標題作為依據，至于檔案當中是否存在重要信息可挖掘、分類方法是否合理，難以兼顧。受限于傳統流程，導致檔案管理過于“呆板”，不夠靈活，自然無法將其中所蘊藏的知識資源充分發掘出來。

　　4、基于知識管理的企業檔案管理策略分析

　　4.1轉變管理理念

　　要將知識管理與企業檔案管理充分連接在一起，必然要更新傳統觀念。一方面，要樹立“大檔案”觀念。一般情況下，人們會將檔案視為歷史記錄，并以此限定檔案范圍，但卻忽視了檔案信息生成背景、操作步驟、設計理念、流通過程等[6]。事實上，檔案的生成過程可能比檔案本身更有意義。因此，在企業檔案管理過程中要關注檔案信息生成過程，從各個環節當中提取知識信息，更為全面地把握檔案材料。另一方面，要重視檔案共享及創新。對于知識管理而言，其核心便在于知識的共享及創新。從側面來看，檔案是企業知識的重要載體。企業檔案管理并不是單方面的收藏、保存，而是要開發其中的信息內容，將其中具有內涵、價值的知識信息提煉出來，并進行再次加工，實現信息共享，為企業管理活動、業務活動等提供支持。除此之外，企業當中的各種工作細則、業務流程、規范等，也能夠從檔案歷史記錄當中提取有用的信息，對此進行完善，進一步挖掘檔案材料的價值。

　　4.2構建企業檔案知識管理系統

　　實現檔案信息化是企業檔案知識管理、開發的必要前提。因此，企業需要構建一個完整的知識檔案管理系統。系統安全方面，要統一設置權限。企業根據用戶身份設置系統登錄權限，如檔案管理人員、領導層、中層管理以及普通員工，需結合檔案保密級別設置差異化的登錄權限。例如，檔案管理人員可進行在檔案系統當中進行數據添加、刪除、修改等操作，并且能夠結合用戶使用情況進行日志分析；領導層具有查閱所有檔案的權限；中層管理者可查詢與本部門相關的檔案；普通員工只能查閱與自身業務相關的檔案信息。同時，知識檔案管理系統要與企業內部OA關聯起來，能夠進行遠程登錄，并以權限作為支持，借助防火墻等安全技術將一些不安全信息及非法用戶隔離，防止越權訪問，確保系統穩定運轉。功能方面，系統具備知識抽取、信息挖掘以及搜索導航功能[7]。借助這些功能，用戶可對不同的檔案信息進行數據關聯，從而發掘出檔案信息之間的潛在聯系，形成一個整體化的知識信息集。系統分為多個子系統，如知識服務子系統、檔案信息服務子系統、檔案信息基礎服務子系統、檔案信息開發、利用系統等，各子系統分別承載了不同的功能，共同實現檔案管理、開發及利用。

　　4.3實現知識管理與檔案管理協同化

　　首先，要簡化檔案管理流程。企業內部要對檔案管理流程進行精簡，削除一些呆板、繁瑣的步驟，盡可能縮短歸檔、立卷的周期，提升檔案管理效率。其次，要將檔案知識管理融入到企業整個知識資源管理當中。企業知識資源涵蓋范圍較大，除了檔案以外，還包括情報、資料、圖書等。應該將檔案視為其中的一個要素，將其與其他的要素充分關聯起來，形成一個完整的知識管理體系。這就意味著檔案業務流程設計方面要遵循企業整體知識管理目標，以此來提升企業整體知識管理效能，為企業創造更大效益。

　　簡言之，知識管理為企業檔案管理指明了新的方向，促使企業檔案管理邁向了更高的層次。將知識管理與企業檔案管理連接起來，能夠對企業檔案信息進行深層次挖掘，將其價值充分彰顯出來，為企業管理、運營活動決策提供支持，為企業發展提供新的動力。

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