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前臺接待禮儀要求有哪些內容 前臺接待禮儀要求有哪些方面
日期:2023-02-27 20:51:08    编辑:网络投稿    来源:互联网
前臺接待禮儀要求有哪些  前臺接待是進入一家公司后最先接觸到的工作人員,很大程度上會決定一個人對于這間公司的第一印象,前臺接待有哪些禮儀要求呢?今天小編分享的是前臺
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  • 前臺接待禮儀要求有哪些

      前臺接待是進入一家公司后最先接觸到的工作人員,很大程度上會決定一個人對于這間公司的第一印象,前臺接待有哪些禮儀要求呢?今天小編分享的是前臺接待禮儀要求有哪些,希望能幫到大家。

    前臺接待禮儀要求有哪些

      前臺接待的禮儀要求

      1、前臺接待人員要時常面帶笑容,保持開朗的心態,這樣才有利于營造和諧、融洽的工作氛圍;儀容整理干凈,頭發要梳理整齊、不能披頭散發,面部保持清潔,男員工不留長發,女性員工不適合化過濃的妝容;手部指甲要修剪整齊干凈,不留長指甲,女員工不涂抹鮮艷指甲油,接待人員宜使用清新、淡雅的香水而不是過分濃烈的。

      2、前臺接待一般是坐著的,但遇到有訪客到來時,應立即起身,面朝來訪者點頭微笑致意,使用“您好,請問您找哪位?”、“您有預約嗎?”這樣的標準禮貌語言接待,知道找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯系;如果訪客要找的人正在忙,可以請其稍等,用規范的儀態引領來訪者入座并為其倒水。如果等待時間較長,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并向其說明,不要放其不管。

      3、前臺接待往往還要承擔接聽電話的一個職責。接電話的聲音要不急不慢,保持輕松、愉悅的聲調。接電話時,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。總而言之,通過電話,前臺人員應該給來電者留下這樣一個印象:公司是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的單位。

      前臺接待禮儀的事項

      1、離座和外出

      前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久,一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時,應該先找妥代辦人,并交待清楚接聽電話的方法等。

      2、嚴守工作時間

      前臺接待人員應該嚴格遵守作息時間。一般情況下,應該提前5-10分鐘到崗,下午下班應該推遲20-30分鐘。

      3、閑談與交談

      應該區分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現在前臺與其他同事閑談的場面。

      4、注意禮節、講究原則

      物業管理禮儀接待要講究禮貌,要克服服務工作低人一等的思想,要認識到尊重賓客就是尊重自己,所以要在接待中既堅持原則,又要注意禮貌。

      5、一視同仁、舉止得當

      物業管理禮儀接待的對象都必須熱情的對待,不能看客施禮,更不能以貌取人,必須以優質接待服務來取得業主或用戶對你工作的信任,使他們乘興而來,滿意而歸。

      6、嚴于律己、寬于待人

      在物業管理接待服務工作中,業主或用戶可能會提出一些無理甚至是失禮要求,應耐心地加以解釋,寬容待人。

      前臺接待的注意事項

      1、愿意提供服務的友好態度

      客人來訪對公司來說都很重要,接待必須要有友好熱情和愿意提供服務的態度。

      如果你正在打字應立即停止,即使是在打電話也要對來客微笑點頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。

      招呼客人時,應點頭致意并面帶笑容。接待老客戶更要加倍地親切。

      客人離去時,要鄭重道別。即使你再忙,也別忘了最后的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

      2、接待“不速之客”是教養的試金石

      有客人未預約來訪時,不要直接回答他要找的人在或不在。而要告訴對方:“我去看看他是否在。” 同時婉轉詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方沒有通報姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與自己的同事見面。

      陌生客人光臨時,務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?

      未經上司同意,不要輕易引見來客。即使是事先有預約的來客光臨,也要先通報上司(用電話聯系或親自前去報告),等候指示。倘若沒有預約,即使是你認為上司肯定會接見的客人,也不可擅自引見。

      3、鄭重接過對方的名片

      接名片時必須用雙手以示尊重,接過來后不可不屑一顧,隨手亂放,也不可拿在手中折疊玩弄。

      接名片時要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓,不要隨便亂念,必須詢問對方。

      4、判斷來客的身份和種類

      要事先了解上司是愿意隨時接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分為幾個種類:

      (1)客戶。

      (2)工作上的伙伴,搭檔。

      (3)家屬,親戚。

      (4)私人朋友。

      (5)其他。

      在沒有預約的情況下,通常可按照以上順序來決定何者為先。

      如果來客非常重要,就不要私自擋駕。

      5、謝絕會晤要說明理由并表示歉意

      如上司不在或一時聯絡不上, 應該向重要來客說明原因,表示將主動聯絡或協助安排另一約會時間。如果對方表示同意,應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

      不要在沒取得上司的同意以前就確認你另定的約會時間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認約會時間?”

      但如果是前來無理取鬧,脅迫上司的來客,則應斷然擋駕。

      6、讓來客等候要注意照料

      如果你手頭一時放不下,或上司一時無法接待來客,你必須主動招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候合情合理。

      請對方在適當的地方坐下,接待室平常要準備些報刊雜志,最好備有介紹本公司的機構、歷史、宗旨和服務范圍等資料的宣傳品,供來訪客人閱讀。

      客人就坐的位置應與你的`座位保持一段距離,這樣,在你離座時,使對方不會看到你辦公桌上的文件。

      7、引導帶路應靠邊走在客人前方1-2步遠的位置

      帶路引導時要留意客人的步速。可說:“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停,以手指示方向,并向客人說:“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進先出:“請上電梯。”“請下電梯。”

      開門關門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側的們用左手開,在左側的用右手開,這樣姿勢會更優美。若是向內開的門,則應你先進,用手按住門,等客人進來后再松開門。松開門之前應說:“請進。”

      8、代為介紹初次與上司見面的客人

      一般應該先把來客介紹給上司,但有時如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹上司。

      引見后除非上司要你留下,否則做介紹之后即要退出上司的辦公室。

      上司正在會客時,若有事聯絡或請示,須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上,進入辦公室后,先向客人道歉:“對不起,打擾了。”

      9、招待飲料

      以茶待客是中國的傳統,但也有些客人或來去匆匆或一再申明不要茶水,所以不是所有的客人都要用飲料招待。

      “茶滿欺客”,茶水、飲料均要八成滿,遞送飲料要用雙手,遞送時微笑告知“您的茶(咖啡、飲料等)”

      許多人不愛喝某種飲料,或對飲料的配兌有某種習慣愛好,所以準備飲料時,要禮貌地先問客人要喝什么。諸如:“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

      10、制作來訪登記卡

      在每天上班時要查看當天約見的來訪者名單。必要時應事先將約見的有關資料準備好,制成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。

      前臺接待禮儀

      公司前臺是一個單位的臉面和名片,所以前臺工作人員必須掌握公司前臺接待禮儀。

      一、公司前臺儀容規范

      面帶笑容,保持開朗心態,有利于營造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現,有利于與人交往;頭發梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長發,女員工不化濃妝;保持唇部潤澤,口氣清新,以適合近距離交談;手部干凈,指甲修剪整齊,男員工不留長指甲,女員工不涂抹鮮艷指甲油宜使用清新、淡雅的香水。

      二、電話接待禮儀

      前臺接起電話的聲音要不急不慢,并始終保持輕松、愉悅的聲調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。

      在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好,(公司名稱,如果公司名稱較長,應用簡稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向來電者說對不起,讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說請稍等,并馬上轉接過去。

      如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的借口擋駕,或者轉到相關部門處理。

      鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。

      三、來訪者接待禮儀

      前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:您好,請問您找哪一位?有預約嗎。知道找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。

      如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺應該用規范的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。

      如果來訪者知道找誰,但沒有預約,前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/秘書,單位的來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

      附:

      會議接待禮儀

      1、確定接待規格

      會議規模是由主持單位領導決定。一般來說,企業內部的一般工作性會議講究效率,可以不拘形式。對于上級單位主持的會議,因為邀請各企業的代表參加,所以接待工作要求比較規范。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作,成立一個會務組,專門研究布置會議接待接待的有關工作。

      2、發放會議通知

      會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。

      會議通知一般在會議前15至30天之內寄出,這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。

      3、會場的選擇

      選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

      第一:大小要適中。

      會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。

      第二:地點要合理。

      歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

      第三:附屬設施要齊全。

      會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為上次會議是從這里開的,沒出什么問題,就草率地認為這回也會同樣順利。否則,可能會造成損失。

      第四:要有停車場。

      現代社會召集會議,一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。

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