如何做個高效秘書
秘書工作人員的工作效率高不高,與事先又沒有計劃關系密切。所謂計劃,就是什么時間干什么、怎么干、達到什么結果。計劃,有心里想的,有見諸于文字的。在執行過程中可能會有變化,但事先計劃不計劃,效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多,要列出詳細計劃很難做到,但大體上有個安排是可以辦到的'。一些年來頗為流行的目標管理實際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖,什么時間干什么,一目了然。出了常計劃意外,還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來說,以天為單位進行計劃比較合適。
秘書人員應該把“寧可用不上,也不能不準備”作為座右銘。確實,秘書工作繁雜瑣碎,要想不出大錯,事先一定要多做準備。寬打窄用,辦事才能從容。
計劃中要注意幾點:
運籌要有備份計劃;撰文要有充足材料;遇到事情多想幾套方案;辦事要多準備幾手。
秘書人員也要學會臨陣磨槍的準備方法。因為具體人具體事不同,很難說到底怎么個臨陣磨槍法,有幾個原則可以供參考:
1、求精:有些事情已經有所準備,但到了關鍵時刻,仍然需要自己出難題,以便精益求精。
2、挖潛:當遇到突如其來的事情時,抓緊點滴時間進行準備,從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力,如同運動員那樣,發揮自己身體的每一個機能,找到解決問題的方法,切記不要妄自菲薄,認為自己不行,錯過了時機。
3、韌性:有的事情盡管事先已經準備好了,但事到臨頭,又有了一些變化,此時千萬不可氣餒、煩躁、聽之任之。
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