員工檔案管理的方法是什么
很多小型企業在人力資源管理方面都不注重員工資料的管理，所以導致了很多的后果。下面為您精心推薦了員工檔案管理技巧，希望對您有所幫助。
員工紙質檔案
員工檔案的建立應以紙質檔案為主。員工檔案的建立應該自員工應聘起始，員工辦理入職手續時正式建立。各企業可以根據自己的公司人員情況選擇按部門建檔和按人員分別建檔的方式建立員工檔案。
員工檔案中必須具備的內容有員工應聘入職登記表(資料必須填寫完備，有明確的聯系方式、家庭住址、緊急聯系人、身份信息與員工提供相關資料必須一致)、員工身份證復印件、崗位必須的執業資格復印件、原單位離職證明等信息、健康證明(體檢報告)等、經公司及員工簽字確認的員工入職定薪調薪表、勞動合同等;公司可按要求要求員工提供學歷證明、職稱證明等其它資料。
實際操作中，建議為員工單獨建檔，為方便管理可按部門分類保管，一方面按部門分類管理，便于資料的查詢;為員工單獨建檔有利于隨著員工在企業中不斷成長，在調薪、升職、調崗等資料不斷增加的情況下員工檔案的方便管理和保存。
紙質資料的保存，更多體現的是原始資料的管理，是員工在企業中工作的原始證明資料，所以必須何以、妥善保存，不允許任何性質的損壞和修改。同時，作為員工私人信息，企業必須注重信息保密工作，不得將相關資料借閱給任何非相關人員閱覽。
電子檔案
隨著計算機的普及，員工電子檔案的建立，更有利有利于企業在人員信息的查詢和管理，同時，通過計算機技術也更方便檔案管理人員更加快捷的引申制作更多的員工管理資料，提升企業人力資源管理的精細度和標準化。
根據公司檔案管理的需要電子檔案可包含以下內容：員工編號、部門、層級職位、姓名、入職日期、轉正日期、合同到期、聯系方式、緊急聯系人及聯系方式、現住地址、戶籍地址、最高學歷、身份證號、戶籍性質等
員工紙質檔案是員工檔案的基礎，電子檔案的建立是為了彌補紙質檔案在查詢方便及人力資源管理方面的便捷性和延伸性提供基礎。所以紙質檔案應該更加被重視。
檔案管理必須由專人負責，且不可多人同時從事檔案管理工作，以免造成檔案資料因管理不當造成的重復輸入和錯誤問責不明。
員工管理方法讓員工參與進來
我們日益發現在實際工作中，有最好想法的人往往是那些直接參與任務執行的人。讓一線員工參與進來，讓員工知道你對他們的意見很重視。員工不希望被簡單的命令和指示，他們希望在工作中起更重要、更有意義的作用，他們渴望參與決策。當員工希望參與，而你卻不給他這種機會時，他們就會疏遠管理層和整個組織。如果你能夠尊重員工的看法，即使最終沒有采納他們的建議。你將發現他們會更愿意支持你的`決定。
信守諾言
也許你不記得曾經無意間對什么人許過什么諾言，或者你認為那個諾言根本不重要。但你要記住你的員工會記住你答應他們的每一件事。身為領導的你，任何看似細小的行為隨時都會對組織的其他人產生影響。你要警惕這些影響，如果你許下了諾言，你就應該對之負責。如果你必須改變計劃，你要向員工解釋清楚這種變化。如果你沒有或者不明確地表達變化的原因，他們會認為你食言，這種情況經常發生的話，員工就會失去對你的信任。對喪失信任通常會導致員工失去忠誠。
員工檔案管理制度1目的
為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。
2 范圍
公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。
3解釋
人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。
4 權責
4.1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
4.2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》移交人力資源部。
4.3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長(含)以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。
5 工作內容
5.1人事檔案
5.1.1人事檔案的調轉
5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。
5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。
5.1.2 人事檔案的管理
人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。
5.2 人事管理檔案
5.2.1人事管理檔案的建立
5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。
5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。
5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件;對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件;對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。
5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據(一式二份)，一份交對方，一份存入檔案袋(盒)查驗。
5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋(盒)上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。
5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。
5.2.2 人事管理檔案的健全、更新
5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。
5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。
5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。
5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規定交檔。
5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事(管理)檔案資料移交清單》。
5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。
5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理
5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事(管理)檔案：
a. 了解所屬員工基本情況;
b. 員工晉升、降職;
c. 員工獎懲;
d. 員工調動。
5.3.2查、借閱及復印人事(管理)檔案的手續
5.3.2.1查閱人事(管理)檔案的手續
a. 須查閱人員(管理)檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。
b. 查閱人事(管理)檔案，必須在檔案室內完成;不準將有關資料私自帶出或復印。
5.3.2.2借閱人事(管理)檔案的手續
a. 須借閱人員(管理)檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。
b. 人事(管理)檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。
c. 借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。
d. 歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。
e. 因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。
5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。
5.3.3人事(管理)檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。
5.4 離職人員檔案的處理
5.4.1 退檔手續的辦理
離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。
5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋(盒)上注明離職日期和原因。
5.5 證件的借用、歸還程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批準。
5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。
5.5.3證件的歸還
5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。
5.6 檔案的統計、清點
5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。
5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。
5.6.3每年一月份，對檔案進行年度清點。統計上年度歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。
5.6.4人事管理檔案保存期限：
a. 已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算;
b. 未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。
5.6.5 每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。
5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。
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