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辦公文秘必備常識有哪些 辦公文秘必備常識和技能
日期:2023-02-26 04:45:22    编辑:网络投稿    来源:网络资源
辦公文秘必備常識  秘書工作不是獨立的,是從屬于領導的,是完全按領導意圖辦事的。以下是小編整理的關于辦公文秘必備知識點,希望大家認真閱讀!  一、文秘分為:  行政文員
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      秘書工作不是獨立的,是從屬于領導的,是完全按領導意圖辦事的。以下是小編整理的關于辦公文秘必備知識點,希望大家認真閱讀!

    辦公文秘必備常識

      一、文秘分為:

      行政文員、文員、秘書等三類。

      二、行政文員:

      行政文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的.要求。那么,行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢?

      他應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。

      同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力,還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力,中英文打字速度快,能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語,有較好的英語閱讀和寫作能力。

      三、文員:

      辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:

      1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

      2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

      3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。

      4. 做好會議紀要。

      5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

      6. 負責傳真件的收發工作。

      7. 負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

      8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

      9. 按照公司印信管理規定,保管使用公章,并對其負責。

      10. 做好公司食堂費用支出、流水賬登記,并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

      11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。

      12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。

      13 社會保險的投保、申領。

      14 統計每月考勤并交財務做帳,留底。

      15 管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

      16. 接受其他臨時工作.

      四、秘書:

      秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

      1998年5月,國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其新頒布的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為:專門從事辦公室程序工作,協助領導處理財務及日常事務,并為領導決策及實施服務的人員。

      目前我國秘書從業人員約達2300萬人。

      我國外資企業秘書分三類:

      初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;

      中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。

      高級秘書(經理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識,有應急處理能力。

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