有關總經辦秘書崗位職責

　　篇一：總經辦秘書崗位職責

　　1、總經辦接待工作：接聽電話；引導客人進入會議室，倒茶，通知相關人員會見；簽收信件快遞等；

　　2、各類行政公文（通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等）的起草、呈送、復印、分發、催辦、登記、清退、歸檔；

　　3、填報開發公司月報表，于次月12日上交報表；

　　4、編制房地產市場月報表；

　　5、填報統計（番禺統計）局房地產統計報表，每月月底前上交；統計年報于次年1月前上報；

　　6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發合同、借閱等）；

　　7、公司營業執照年審，填報年檢報告書，準備年檢材料；

　　8、聯系保險公司，購買公司車輛強制險及商業險；

　　9、公司網絡、辦公設備（電腦、復印機、打印機、指紋機等）維護、管理與報修；

　　10、跟進各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請；

　　11、負責打掃會議室、總經辦衛生，以及會議室與總經辦花草的護理；

　　12、核算工地后勤費用、每月辦公室物業水電費；

　　13、制定月度物資使用計劃，做好物資的采購、驗收、入庫、發放和管理工作；

　　14、公司固定資產的管理，定期進行盤點；

　　15、每周預定團隊活動場地，準備相關物資（球、水等）；

　　16、總經理（番禺總經理）、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。

　　篇二：總經辦行政秘書崗位職責、工作流程及要求

　　一、工作概述

　　負責總經理辦公室的整理維護、文件檔案管理、來訪人員接待及協助總經理對日常行政辦公事務的處理（如：行程安排、會議通知、文件上傳下達等）。

　　二、崗位職責

　　1、職責一：辦公室內務

　　1）辦公環境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規范、圖書排放整齊。

　　2）每天準時上班、開窗通風。

　　3）清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

　　4）清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

　　5）為總經理備好茶水（總經理到辦公室的同時）。

　　6）每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

　　7）及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜、每兩周吸塵一次。

　　2、職責二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時、管理規范）

　　1）對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

　　2）外來公函、通知及文字資料：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

　　3）公司內部文件：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

　　4）公司各部門（單位）送交總經理簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

　　5）重要的和緊急的文件，須提醒總經理。

　　6）每天將送交總經理批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

　　7）根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

　　3、職責三：來賓接待（彬彬有禮、熱情接待）

　　1）笑臉相迎，茶水相待。

　　2）詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

　　3）必要時需索要名片并對來賓身份進行識別。

　　4）及時向總經理請示。

　　5）按總經理意見引見，接待（按情況給予續茶水）。

　　6）根據客人來訪時間、事宜重要性及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

　　4、職責四：日常事務

　　1）公司內外文件的呈送、取件、復印、打印、分發、歸檔、整理及保管。

　　2）會議通知、會場布置，參加例會，為會議進行記錄以及會議紀要的起草工作。

　　3）督促檢查工作計劃、會議決議、總經理交辦事項的落實情況，并將了解的情況及時反饋。

　　4）協調總經理的日常工作時間安排（如：出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等），并做好到點提醒。

　　5）配合總經理日常行政事務性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷等）。

　　6）總經理辦公室辦公設備、家具、各類辦公用品的領取、登記、管理、分發和維護工作。

　　7）處理總經理臨時交辦的其他工作，做好各項信息統計匯總、呈報和管理。

　　8）嚴格執行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密，不通過其他任何方式傳遞文件秘密。

　　三、工作流程

　　四、任職條件

　　1、學歷背景：

　　以文科類為主，大專以上學歷。

　　2、培訓及資歷：

　　接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關系等方面的培訓。

　　3、工作經驗：

　　1）有2～3年以上相關工作經驗。

　　2）有一定的獨立工作能力。

　　4、基本技能和素質：

　　1）知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

　　2）熟悉公司文檔管理，能獨立完成文書及檔案管理工作。

　　3）良好的組織、協調、溝通能力，具備較強的交往能力。

　　4）具備一定的時間管理能力、工作效率較高。

　　5）具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。

　　6）熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設備。

　　7）品格高尚，道德素養好。

　　5、個性特征：

　　1）外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達樂觀、有耐心。

　　2）忠誠守信、工作嚴謹、敬業、責任心強。

　　3）做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。

　　五、如何做好總經辦行政秘書工作

　　沒做到位的表現是：上司認為你應該知道，問你時你卻不知道，這就說明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：

　　1）必須有更多的付出精神，不能太計較工作和個人報酬、時間。

　　2）常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯系電話盡可能熟記。

　　3）要學會擺弄文件，學會檔案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內）過手的文件要迅速知道其去處。

　　4）學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的。

　　5）應酬活動，場合允許要站在總經理身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的.人姓什么、做什么的。

　　6）學會記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄詳細，說不定什么時候有用。

　　7）開會一般你只是列席，要記住盡量少發言，如非上司問及，一般不發言，但是一定要將會議記錄記全面，尤其是重要發言和會議決議。

　　8）對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明。

　　9）為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需。

　　10）對其它同事不可有驕嬌之氣。

　　11）無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。

　　12）不做與工作無關的事。

　　13）手機永遠是振動，網上QQ也不要有唧唧的叫聲。

　　14）要細心，學會在小事情上為上司補缺，必要時候需要為上司圓場。

　　篇三：公司總經理助理及秘書崗位職責及工作范圍

　　一、 崗位工作標識：

　　崗位名稱：總經理助理

　　直接上級; 總經理

　　二、 崗位工作概述：

　　根據總經理的經營方略，輔助總經理實施對公司行政及銷售事務方面工作的管理。

　　三、 崗位職責描述：

　　1、輔助總經理做好對公司銷售部門及其它部門的全面管理。

　　2、輔助總經理協調各部門關系。

　　3、將總經理的經營思想及方略傳達到各個部門。

　　4、協助總經理及商務部門做好合同的存檔工作。

　　5、將各部門的意見及建議及時的反饋到總經理處。

　　6、協助總經理開發新的客戶關系。

　　7、協助總經理監督銷售部門的工作情況。

　　公司總經理秘書崗位職責

　　一、 崗位工作標識：

　　崗位名稱：總經理秘書

　　直接上級; 總經理

　　二、崗位職責描述

　　1) 協助總經理對公司重要通知、決定、決策的發送；

　　2) 協助總經理整理員工的周工作月工作報告的歸檔及整理。

　　3) 安排總經理的出差事宜（時間、機票、酒店安排）。

　　4) 協助總經理整理信息負責信息的上傳和下達、資料的管理；、會議聯系、會議安排。

　　5) 負責安排總經理會議、會談以及對外工作的日常安排及相關事務的聯系與落實；

　　6) 協助總經理進行公司各部門的日常工作關系和事務處理

　　7) 公司相關文件的起草及歸檔工作；員工活動及會議的組織及協調；

　　8) 協助總經理為員工辦理離職手續；

　　篇四：總經理秘書工作職責

　　1、 協助總經理起草酒店綜合性的業務報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等；

　　2、 參加由總經理組織召開的行政例會（有的酒店也稱之為早會或例會）、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執行情況并及時反饋信息；

　　3、 協助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理；

　　4、 負責總經理的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾；

　　5、 負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發、歸檔、保管等工作；負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作；

　　6、 負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用，負責與外單位聯系，辦理各類許可證和歸檔保管工作；

　　7、 負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等；

　　8、 負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等；

　　9、 負責總經理出差前以及出差后的工作處理（借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯系、車旅費報銷等）；

　　10、 完成總經理臨時交給的其它工作。

　　總經理秘書要勝任其工作職責，需要具備知識、技能和素質：

　　1、 應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題，處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力；

　　2、 熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規章制度，對酒店的經營（如客房數量、房價、餐廳營業時間和電腦信息系統等）以及軟件（酒店的目標、經營思想、服務理念等）情況要了如指掌，以便更好地協助總經理完成各部門的協調管理以及對外聯絡溝通的工作，使工作更有效率；

　　3、 熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等；

　　4、 具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意愿得以貫徹和執行；

　　5、 能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業、團體和政府職能部門保持良好的合作關系。

　　總經理秘書的工作任務非常繁多而且要求細節化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經理的工作，甚至影響酒店企業的形象與運營等等。那么如何做好總經理秘書的工作并搞其效率呢？專家指出有五種方法，值得借鑒：

　　1、 工作標準化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內，做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化，就能在有限的時間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。

　　2、 在同一時間段內做類似的工作。如在同一時間段內往撥打電話，把需要復印的文件積攢在一起，然后去復印等，這樣，既可以節約時間，也可以提高工作效率或質量。

　　3、 重新分配工作。如緊急各重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。

　　4、 預測。總經理秘書可用預測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節奏，把工作做到前面，如明天14點總經理要召開財務會議，作為秘書，可在明天10點左右把上次會議的記錄

　　以及其它財務報表等從檔案柜內找出來，放在總經理的辦公桌上。如果任職者能更好地預測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據預測，安排得滿滿的，因為不管你的預測能力如何強，第二天總是會有些突發事情需要處理，因此要留出一定的空余時間來處理這些突發事件。

　　5、 平衡精力，分清工作主次。一個人的工作時間及精力畢竟是有限的，如何有有限的時間內完成更多的工作是對每個工作者提出的挑戰。因此，總經理秘書在做任何一項工作時，都要具備權衡輕重緩急的意識。如上文所說，為使工作更有效率，盡量要把相同的工作放在一起來做，但是，如果酒店集團的總部人員正在與總經理商討工作，而此時，總經理需要秘書去復印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復印嗎？答案是：當然不會，而且你需要放下手頭的工作，立即去復印。

　　有些總經理秘書不具備職業態度或者對該職位認識不清，容易在工作中犯一些錯誤。常見的錯誤有：

　　1、 對于酒店其它部門或者外界報送給總經理的備忘錄、報告、申請以衣其它信息文件等，不及時呈送或報告給總經理，影響了酒店對內、外的溝通，甚至嚴重影響了酒店的經營和管理工作。

　　2、 由于工作的性質等原因，總經理秘書幾乎在第一時間就知道了總經理對組織人事的任免、管理的決策等，有些任職者不能嚴守機密，為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關人員，使組織蒙受一定的不必要的損失。

　　3、 在總經理的日常工作安排中，事前不征得總經理的同意，代替總經理作出某些工作約會的決定等，這些都嚴重影響了總經理的工作，給總經理造成了一些不必要的麻煩，忘記了自己的協助而不是代替總經理工作。

　　作為酒店總經理秘書，要時刻注意避免以上的工作誤區，以職業的態度對待自己工作，只有這樣才能完成自己的工作職責，扮演自己的組織中應扮演的角色，發揮自己在企業中應發揮的力量。

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