公關會展公司如何提升內部管理

　　近兩年公關會展企業越來越關注自身的信息化建設，不光是上了規模的大公司要上管理系統，很多中小型企業，甚至十幾個人的小微型企業也希望通過管理系統使內部管理提升，業務規范，分析原因如下：

　　(1)互聯網重度普及，會聯網+不斷深化，會展公司也紛紛意識到內部信息化的必要性。

　　(2)公司發展壯大，組織結構越來越復雜，業務不斷拓展，業務類型不斷增多，傳統的郵件、表格、電話等溝通方式效率低下，企業運營成本不斷增加，企業管理者希望能有一種新的管理方式來解決企業發展過程中遇到的管理難題。

　　(3)標桿企業上了管理系統，學習和借鑒標桿企業的管理模式，促使自己不斷發展。

　　但同時我們也觀察到很多企業并沒有很順利的完成自己的信息化建設，魚鷹軟件針對100多家樣本公司進行調研，發現公關會展類公司在IT建設中的痛點主要集中在以下幾個方面：

　　首先，選型困難，由于以前沒有信息化建設的經驗，管理軟件很多，到底哪款才是真正適合自己的?

　　其次，擔心上了系統提高不了效率反而為員工增添工作量，員工不愿意用，系統被擱置;

　　再者，預算較少，公關會展業目前在國內還是一個很辛苦利潤率較低的產業，價格相對較低或者免費的OA產品(如釘釘、微信企業版等)僅僅是解決了流程審批等協同類問題，但是高層最為關心的對項目的管理、運營報表、財務看板等OA卻無法解決，而且公關會展行業的產品及業務都很復雜，一旦涉及業務層面的管理，開發量和工作量都很大，費用也相對較高;

　　最后，公關會展業有其行業特性，市面上專注于公關會展這個細分行業的軟件產品也確實很少，類似魚鷹軟件這樣較早進入公關會展行業關注做這個行業的管理軟件的企業并不多，魚鷹軟件目前也算是在公關會展行業管理軟件市場上一家獨大了。

　　魚鷹軟件認為：上管理系統困難雖有，但是并非不能逐一解決，核心難題還是選型到適用的能產生管理價值的軟件，管理軟件的價值其實很難被量化，很多都是隱性的，但是如果通過上軟件，你的企業內部管理流程更規范了，各種報表更準確更實時了，員工協作更順暢高效甚至可以省去一兩名員工的工作了，更重要的是通過專業軟件團隊你學習到了標桿企業是如何通過做內部管理發展壯大的路徑了，那目前的困難都是值得被克服并逾越的。使用管理軟件的好處在于規范管理，數據采集以及報表快捷輸出，方便管理層實時查看、發現問題并快速做出決策。

　　接下來我們核心探討公關會展公司如何建設業務管理系統?建設過程用一句話概括就是“資源呈現、統一規范、機制支撐”，效果測評用一句話概括就是“能管好錢，能算清賬，能跑的順”展開詳細介紹一下。

　　資源呈現：管理的前提是資源呈現。

　　管理者每天花費大量的`時間基本都是在做一件事情，就是了解情況，做出決策。然而絕大多數管理者每天都是在在“不知道”或者不能快速知道中煩惱。單子來了批不批?不知道，項目變更了毛利率變沒變?不知道。這個月公司賺了多少錢?BU賺了多少錢?不知道。預算超沒超?不知道。該不該給供應商付款?不知道。不是不能知道，是不能即時的結構化的呈現，這些都會影響決策和決策者的效率。管理系統一個基礎的功能是要將企業資源通過合理的方式完整的呈現出來。

　　統一規范：高效的前提是統一。

　　1.統一工作語言。統一客戶名稱，編號，叫法。統一合同編號，業務不同編號不同。統一動作語言，減少“靠譜”“還行”“挺好”的詞匯溝通。

　　2.統一業務規范。安排一次各業務部門都參加的全天會議，找來一個大白板，從獲取商機開始一直到收款結項績效發放，把業務流程完整的畫出來，好好梳理后再談如何優化。

　　機制支撐：統一的前提是機制和架構。

　　公司要有支撐“統一”的架構和配套的機制支撐，項目型公司最多的管控方式都是大平臺小團隊。行政、人事、財務、采購作為平臺支撐部門，其他業務人員按項目在這個統一支撐平臺上自由組建為一個個獨立的小團隊，也就是項目團隊。管理上有個說法叫管理半徑，每個人的管理半徑是7個人，也就是說高效的團隊應該是在7個人這個規模左右。公司的業務管控模式也應是以項目管理為核心的，軟件系統應能支持這種打破部門壁壘的項目制管控方式。

　　實時的算清楚帳。

　　公關會展行業在財務上是大進大出的行業，100萬收款，需要花出去80萬。毛利率的控制需要非常細，不然一方面保證不了毛利，另一方面現金流壓力會更大，更無從談起資金計劃。報價無基準，預算控不住，合同不變更，追加單滿天飛，每個項目結束都要采購人員，運營人員，項目經理和財務算幾天賬。所以，實時的清楚項目、部門、產品、供應商的各種收付款計劃及報表是所有管理的前提。

　　管好錢

　　頻繁變更預算是公關會展行業又一行業特性，舞臺搭建預算不夠需要增加預算;活動增加新的環節，預算增加;活動人數比預期增多，晚宴預算增加;臨時來了兩個重要嘉賓，多加兩個酒店房間……預算一增再增，利潤越壓越低，管不住預算管不好錢，項目就白干了。

　　系統跑的順

　　以前有句話是來描述ERP的“沒上ERP等死，上了ERP找死”上系統重不重要?當然重要，但是為什么上了還是一個死?很大部分的原因是管理軟件不能做到對企業業務的足夠了解，IT解決方案不能滿足企業運營需求，使其真正成為管理者好用的管理工具，員工愛用的工作平臺。具體到公關會展公司的業務特點，企業高層能通過管理軟件能實時的進行項目監控、資金監控、銷售監控，能及時的通過多維度報表為管理決策提供依據實現企業良性運轉;對于普通員工通過管理系統能實現任務協同，高效溝通，提升辦公效率，節約成本。

　　綜上所述，魚鷹軟件認為公關會展企業IT信息化建設核心就是建立企業的決策指揮中心，及時掌握多項目進度，對公司人、財、物等資源進行集中整合和統籌調度，以數據報表為依據，快速做出管理決策，提高決策效力;通過管理系統有效控制成本實現企業利潤組大化，用信息化的手段助力企業管理提升，不斷發展壯大。

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