Excel表格打印的方法和技巧
由于Excel文檔的特殊性,與在Word中打印文檔有一定的區別,那么大家知道Excel表格打印的方法和技巧有哪些呢?下面一起來看看!
一、表格打印
對于剛剛創建完畢的表格來說,不要立刻單擊“打印”按鈕輸出表格。應當按下面的介紹進行設置和預覽,滿意以后再進行打印,這樣可以節約寶貴的紙張和時間。
1、打印設置
首先單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令,打開“工作表”選項卡。如果每一頁都要打印表格標題、說明和列標題,應當用鼠標單擊“頂端標題行”框。再將光標放入工作表左邊的“行標”處,待光標變成右箭頭時拖過要打印的行,即可使絕對引用的行號出現在“頂端標題行”內。經過上述處理,表格的每一頁均可重復打印表格標題、說明之類的內容。圖1中的“左端標題列”作用同上,如果你將數據的標題放到了列中,也可以像“頂端標題行”那樣重復打印。
工作表的“行號”和“列標”在默認時為不打印。如果你需要打印工作表中的“行號”和“列標”,可以按以下步驟操作:打開圖1所示的“工作表”選項卡,選中其中的“行號列標”復選框即可。
另外,“頁邊距”選項卡的“居中方式”下有兩個比較重要的選項,它們可以決定表格在頁面上的“水平”和“垂直”居中方式,你可以根據自己的需要選擇。
2、指定打印頁數
打印表格會遇到最后一頁只有很少幾行數據的情況,手工調整費時費力,我們可以讓Excel進行自動操作:打開待打印表格所在的工作表,單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令,就可以看到“頁面”選項卡。假如你通過“打印預覽”看到最后一頁(如16頁)只有兩三行,此時可以選中“調整為”單選項,然后在“頁寬”框內輸入(或選擇)“1”,接著在“頁高”框內輸入(或選擇)你要打印的頁數(如15頁)。這樣就可以通過減小行高、字號等方法將最后一頁的內容均勻分配到其他頁,從而使打印出來的表格正好占滿整數頁。
3、打印預覽
打印設置完成后,單擊圖1或工具欄中的“打印預覽”按鈕,就可以打開“打印預覽”窗口,你可以從狀態欄看到待打印表格的頁數。拖動豎直滾動條上的滑塊或轉動滾輪鼠標上的滾輪,可以快速翻頁查看任意一頁的打印效果。與Word不同的是:Excel預覽窗口的工具按鈕較多。其中“設置”按鈕可以打開“頁面設置”對話框,修改打印方向、頁面大小和頁邊距等等。“頁邊距”按鈕可以在預覽頁上顯示頁邊距和頁眉等的設置線,用鼠標拖動即可快速修改這些參數。單擊“分頁預覽”按鈕可以進入“分頁預覽”視圖,便于觀察表格在Excel窗口中的布局和總頁數等;使用“視圖”菜單下的“普通”命令可以回到“普通”視圖。
4、表格打印
如果你對預覽結果非常滿意,就可以單擊圖2中的按鈕直接打印了,也可以回到Excel主窗口,使用“打印”按鈕或命令進行打印。這里的操作和Word非常相似,本文就不深入說明了。另外,Excel還可以和Word“聯合作戰”,利用后者的打印功能輸出更加復雜的表格,我們將在后續的系列中介紹有關的內容。
二、打印技巧
1、一次打印多個工作簿
如果要打印多個工作簿中的多個表格,常采用的方法是逐個打開然后打印。其實,我們也可以一次打印多個工作簿,前提是所有工作簿位于同一文件夾,而且每個工作簿只有一個待打印的表格(否則所有的表格都會被打印)。具體做法是:打開“資源管理器”逐個選中要打印的工作簿,然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令。系統就會逐個打開文件并打印其中的表格了。
2、一次打印多個工作表
如果你需要打印一個工作簿內的`全部工作表,可以逐個將其打開后打印,也可以采用下面的技巧一次完成:打開工作簿后按住Ctrl鍵,用鼠標逐個單擊要打印的工作表標簽,將要打印的全部工作表選中,然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令,系統就會逐個打印每個工作表中的表格。如果你想預覽打印效果,可以在選中工作簿以后按照常規方法操作。
3、打印連續頁碼
按照上面介紹的方法一次打印多個工作表時,每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果你需要將多個工作表的表格頁碼連續排列,可以采用下面的技巧:首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數,接著切換到第二個工作表。單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令,打開“頁面設置→頁眉/頁腳”選項卡,再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框(圖4)。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框,再單擊帶有“#”字樣的按鈕,即可將“&[頁碼]”放入框中。如果你要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼,只須在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(即尾頁碼,例如11),使其變成“&[頁碼]+11”的樣子。如果必要,你還可以在“&[頁碼]+11”前后加上“第”和“頁”字樣,使其變成“第&[頁碼]+11頁”。最后按上面介紹的方法操作,你就可以打印頁碼連續的多個工作表了。
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