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辦公室接待禮儀知識有哪些內容 辦公室接待禮儀知識有哪些方面
日期:2023-02-28 08:04:43    编辑:网络投稿    来源:网络资源
辦公室接待禮儀知識有哪些  賓客到辦公室來與領導見面,通常由辦公室的工作人員引見,有哪些接待禮儀知識是需要知道的呢?下面是小編為你整理的辦公室接待禮儀知識,希望對你有幫
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      賓客到辦公室來與領導見面,通常由辦公室的工作人員引見,有哪些接待禮儀知識是需要知道的呢?下面是小編為你整理的辦公室接待禮儀知識,希望對你有幫助。

    辦公室接待禮儀知識有哪些

      辦公室接待禮儀知識

      著裝儀容規范

      不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過于招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝,相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外,要是你整天“標新立異”,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話,上司或者同事們反而會認為你不把心思放在工作上,工作肯定不會太認真。

      接電話禮儀

      辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調,不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

      在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長,應用簡稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,并馬上轉接過去。

      如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該用禮貌的借口擋駕,或者轉到相關部門處理。

      鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現意外,要隨時準備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。

      來訪者接待

      前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪者點頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。

      如果來訪者要找的`沒有出來接,讓其自己過去,前臺接待應該用規范的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。

      如果來訪者知道找誰,但沒有預約,辦公室前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/秘書,×××單位的×××來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

      辦公室接待禮儀規范

      (一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。

      1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預先約定的,也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的,秘書都應熱情地以禮相待。

      當來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應誠懇地進行自我介紹,然后或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的,或是遠道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數是秘書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時,應面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們在此已經恭候多時了,歡迎您的光臨”之意。

      2.辦公室之外迎賓。有時,秘書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓,或在接待活動地迎接來賓,這相對于辦公室日常迎接來說,程序更為復雜些,禮儀禮節要求也更為講究。迎賓時,主人應提前到達迎接地點。來賓到達后,主人應上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。

      對重要的來賓,可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時,要安排迎賓線,即在迎賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內,也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

      歡迎重要來賓時,有時還要安排送花。送花時,一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時,一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上,西方人送花一般是單數,但不能送13朵。

      (二)送賓禮節。俗話說:“出迎三步,身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時,秘書應根據實際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠去。握手道別時,主人一般不宜先伸手,以免給人造成“逐客”的誤會。

      重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時,要安排送賓線,即在送賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時,有時還可安排送花。送別時,可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時送花一樣,也要注意有關的禁忌。

      辦公室接待禮儀規則

      第一條 待人接物需注意衣著、容貌、儀表、言談、禮節。具體要求是:

      1、站姿:挺胸收腹,頭微向下,兩臂自然伸曲。

      2、坐姿:坐姿應盡量端正,雙腿平行放好,目視前方。

      3、握手時要大方熱情,不卑不亢。如果對方是女士或職級高的人,一般應等對方先伸手再握手。.

      4、出入房間的禮儀:進入房間,要先輕輕敲門,聽到應答再進。進入房間后,如對方正在講話,要靜候稍等,不要中途插話,如有急事要打斷說話應說:“對不起,打斷您們的談話。”

      5、遞交文件要把正面、文字正向著對方的方向遞上去,遞送刀子或剪刀等利器,應把刀尖向著自己。

      6、說話時要語句清楚,語言文明,音量適度。與用戶交談應使用文明規范語言、禮貌稱呼,態度親切、誠懇熱情,推廣使用普通話。

      第二條 約定時間接待客人,要嚴格守時,如遇緊急情況難以準時,應事先通知對方。

      第三條 客人進門要起立迎接,安排就座,重要客人來訪,應到門口迎接。

      第四條 介紹和被介紹的方式:

      1、直接見面,應先介紹己方的人,再介紹對方的人。

      2、在介紹順序上,應先介紹領導和年長者,先把職級低者介紹給職級高者。

      3、把一個人介紹給很多人時,應先介紹職級最高的。

      4、男女間的介紹,應先把男性介紹給女性。

      第五條 名片的呈遞和保管:

      l、呈遞名片時要用雙手將名片遞上,名片應先遞給長輩或上級。把名片遞出時,應把文字向著對方,一邊遞交一邊清楚說出自己的姓名。

      2、接受對方的名片時,應雙手去接,拿到手后,要馬上看,正確記住對方姓名后,將名片收起。

      第六條 有客戶來訪,馬上起身接待;接待客人時應主動、熱情、大方;客人到辦公室(會議室)就座后,應主動倒水招待。

      第七條 同客人交談時,應正視對方,注意傾聽。談話間如遇有急事,需要馬上處理,應禮貌地示意客人稍候,并表示歉意。

      第八條 送客。告別時,應起立道別并送到門口或樓梯口,重要的客人應送到大門口或汽車旁,并握手告別。


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