秘書如何做好溝通協調工作
秘書工作者在做協調溝通工作時,應擺正位置,把握分寸,謹慎從事,特別要注意以下幾點:
一、把握好角色,不越權越位
秘書工作者做協調工作時,雖然是主持者,但也并不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說,秘書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者,必將產生角色錯位問題。我們在與協調對象溝通,傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。
二、把握好方法,不以權壓人
在工作協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。因為協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見,即便是錯誤的.要求,也要考慮有無合理因素。
三、把握好分寸,不把簡單的問題復雜化
在協調工作中,既不要把復雜的問題作簡單化處理,也要注意不把小事擴大化,不把簡單的問題復雜化,不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中,需要協調的事,幾乎無時不有,但絕大多數是在舉手投足之間便可處理,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,甚至開一個幽默的玩笑,便可把矛盾化解在萌芽狀態。
有些矛盾在未激化前,做點幕后工作就可緩解。就協調而言,涉及重大原則的事,權力或利益沖突較大的事,具有廣泛群眾性的事,需要多方聽取意見,公開處置。但一般的,發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理的方針應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬松的環境中來召開。
四、把握好火候,既不失時機也不急于求成
要搞好協調,時機十分重要。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們及時出面理順關系,就可一呼百應。相反,時機不成熟,十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,形成誤解或成見。
有的同志急于完成領導交辦的任務,在有關部門毫無思想準備的情況下,讓其立即做出較大犧牲,結果形成了僵持的態勢。有的雖然勉強讓步,但并不服氣,在落實時扯皮推諉,影響了工作進展。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善于捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。
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