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董事長辦公室人員職能 董事長辦公室的職責
日期:2023-02-21 14:14:56    编辑:网络投稿    来源:网络资源
董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程范文  工作內容  工作要求  工作流程  一、 辦公室  內 務  1、辦公環境  明亮整潔  一塵不染  家具擺放整齊  辦
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      工作內容

    董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程范文

      工作要求

      工作流程

      一、 辦公室

      內 務

      1、辦公環境

      明亮整潔

      一塵不染

      家具擺放整齊

      辦公桌無文件累積

      文件整齊規范

      圖書排放整齊

      1、 每天準時上班。

      2、 開窗通風。

      3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

      4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。

      5、 為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。

      6、 每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。

      7、 及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。

      8、 每兩周吸塵一次。

      2、文件管理

      流程齊全

      分類合理

      處理及時

      管理規范

      1、 對所有文件先進行識別,并分類登記,再分別辦理。

      2、 外來紅頭文件:填寫收文處理單,向周浦秘書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,并留下記錄。

      3、 內部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內,便于董事長看閱。

      4、 外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的'文件資料放置在待處理文件夾內)。

      5、 內部通知、報告:及時送交董事長閱示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。

      6、 公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

      7、 重要的和緊急的文件,須提醒董事長。

      8、 每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次,并核對登記記錄。

      9、 根據文件積累的情況及時進行存檔,并作好相應記錄,便于查閱。

      二、來賓接待

      彬彬有禮

      熱情接待

      1、 笑臉相迎,茶水相待。

      2、 詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。

      3、 索要名片。

      4、 及時向董事長請示。

      5、 按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。

      6、 根據客人來訪時間及職務等級,征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

      三、會務服務

      1、 董事會

      準備充分

      安排周全

      接待周到

      組織完善

      1、 會議議程的擬定。

      2、 確定與會人員。

      3、 會議通知起草和發送。

      4、 會議文件的準備。

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