對于辦公室工作人員來說，起草工作總結是一項經常性工作，我們每天經手的文稿幾乎都與總結有關。那么，工作總結怎樣寫才能出手快出彩多呢？筆者在辦公室從事與此相關的工作已有二十個年頭，想就此問題談些自己的切身體會和感想，與廣大同仁交流。
一、諳熟步驟
1．了解情況，占有材料。
材料積累重在平時：隨時隨地，日積月累，月積年累，年積秩累，秩積世累。
材料積累重在全面：包括外部的和內部的兩大系統。外部的材料包括上級的政策、法律、規定，單位以外的各種信息，同類別單位的發展情況。外部信息主要用于確定自己的方位和自己的發展定位。內部的材料是自己單位或個人在發展過程中產生的各種信息資料。
材料積累重在熟諳：只有熟悉才能做到運用自如、理解化用、信手拈來，才會有思考的深度。
2．整體構思，編寫提綱。
首先是立意：立意就是要定下文章的基調，明確文章寫作的意愿，準備達到的目的，要實現的意圖。
其次是謀篇：謀篇就是要定下文章的篇幅，選擇什么樣的材質，表達什么樣的內容。
再次是布局：布局就是要定下文章的結構，擬出文章的寫作提綱，確定文章的表現形式。
3．動筆寫作，形成文稿。
動筆寫作的過程，是依提綱架構運用材料的過程，是駕馭運用文字的過程，是修訂提綱、完善架構的過程，是升華思想、提升認識的過程。
動筆寫作、形成文稿有兩個關鍵：
一是要歸納好成績、提煉出經驗。歸納成績可以是方面羅列，如一是、二是、三是，也可以是層面遞進，如首先、其次、再次；可以用總分方式，先有領句而后展開，也可以用分總方式，先分述而后歸納小結。提煉經驗就是寫出成功開展工作的感受、做法和體會，理性地用文字表述出來。這一點很難，也很重要。
二是要分析出問題、剖析好原因。問題查找要做到概要、宏觀、準確，原因分析要做到簡明、正面、透徹。兩者都要結合實際，有針對性做到虛實結合，有包容性。
4．字斟句酌，認真修改。
文章修改非常重要。魯迅是寫文章的高手，他卻講“文章至少修改六遍”。修改什么？主要把好幾個關口：一是政策關。必須符合路線、方針、政策，不能有任何政治錯誤。同時，引用要準確。二是結構關。結構要完整、合理。從宏觀結構到中觀結構，從中觀結構到微觀結構，像畫一棵樹，由根及干，由干及枝，由枝及葉，都要梳理好。三是語言關。由粗放到正確，由正確到精當，要求越來越高，語言越來越精要。四是篇幅關。篇幅長短，決定于內容需要。能夠短一點的文章，盡量不要寫長。有道是：好的文章未必短，壞的文章一定長！鄭板橋講，寫文章如畫畫，應干練、簡潔、明了，也就是“刪繁就簡三秋樹”。最后一關，一定要注意徹底地消滅“低級錯誤”。一桌佳肴，可能會因為一只蒼蠅而倒眾人的胃口。一篇佳作，如果讀出來幾個衍字、錯字、白字，一定會影響文章的品位、質量和表達效果。如果錯在關鍵的字眼上，還會貽誤大事。
二、掌握要領
1．實事求是，有真度。
真實是公文的生命。要堅決避免造假，說假話，說空話。前些年社會上流行的“村騙鄉、鄉騙縣，一直騙到國務院”的說法雖然有些夸張，但也反映出一些地方和單位存在著工作總結弄虛作假的嚴重錯誤。這種情況應堅決避免，一定不要出現在我們的文章里。堅持求實精神，就是要講符合實際的話不講脫離實際的話，講管用的話不講虛話，講有感而發的話不講無病呻吟的話，講反映自己判斷的話不講照本宣科的話，講明白通俗的話不講故作高深的話。
2．總結升華，有高度。
總結工作站位要高，要站在全局的高度去寫。王安石詩云：“不畏浮云遮望眼，只緣身在最高層。”李白詩云：“欲窮千里目，更上一層樓。”站得高才能看得遠，站得高才能看得透徹，所謂高屋見瓴，正是這個道理。干事創業，必須有開闊的胸襟，有足夠的見識。孫子兵法云：“不謀全局者，不足以謀一域；不謀萬世者，不足以謀一時。”有人講：“辦一縣的事，要有一省的眼光；辦一省的事，要有一國的眼光；辦一國的事，要有世界的眼光。”這是有一定道理的。
3．提煉特色，有個性。
要有獨特視角。“橫看成嶺側成峰。”同樣的事情，站在不同的角度觀察，就會有不同的視角效果。寫工作總結，要有獨特的見解，就必須有獨到的眼光，這樣才能見別人所未見，才能寫出自我，才不至于千篇一律、毫無個性。好的總結，總能體現作者的個性品質；好的作者都有自己獨特的文風：結構特點、表達方式、語言風格往往與眾不同。
4．嚴謹縝密，有邏輯。
文字表述要做到條理清晰，明白、曉暢、自然；邏輯推理要合乎情理，因果關系必然明了；歸納小結要有根有據，從實證中得出結論；命題要觀點正確。需知道，文章的嚴謹縝密程度，反映工作思路的明晰程度，也反映工作質量和工作水平。
5．符合要求，有經驗。
人類從事的一切活動，都是在探索和適應規律，以達成自己的目的。經驗是符合規律的做法。黨的十八大報告的第一部分就是“過去五年的工作和十年的基本總結”，報告說：“總結十年奮斗歷程，最重要的就是我們堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、‘三個代表’重要思想為指導，勇于推進實踐基礎上的理論創新，圍繞堅持和發展中國特色社會主義提出一系列緊密相連、相互貫通的新思想、新觀點、新論斷，形成和貫徹了科學發展觀。”“解放思想、實事求是、與時俱進、求真務實是科學發展觀最鮮明的精神實質。實踐發展永無止境，認識永無止境，理論創新永無止境。”這段話真是太好了，既合實際又有高度。將總結經驗上升到規律性認識層面不是一件容易事，需要深刻的思想和智慧。經驗總結不能總是寫成“干好什么什么工作，什么什么是前提，什么什么是基礎，什么什么是關鍵，什么什么是保證”。對則對矣，只是大面積的雷同化，了無意義。
6．寫出新意，有創新。
寫文章難，難在出新。寫文章能不能講出新意，取決于作者思想的獨到和深邃，取決于作者的思想水平、理論水平、經驗水平以及語言表達能力。我們黨的指導思想是理論創新的成果。毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表是創新，科學發展觀是創新。有些學校提出創建“教學研究型醫科大學”的目標也是創新，倡導創建“服務型機關”“教研型院系”“學院型醫院”三輪驅動的方略也是立足實際的理念創新。
三、嚴格要求
1．要深入開展調查研究。
調研的方法如中醫診病，即要望、聞、問、切。望:就是觀望勢頭，把握單位工作發展的形勢、態勢、趨勢。聞：就是廣聽眾議，充分了解國情、省情、院情、社情。問：就是要有的放矢地問一些問題，主要是群眾關心、領導關注的熱點、焦點、難點、疑點問題。切：就是把脈，明晰單位工作“證象”與“脈象”間的內在聯系，知其然且知其所以然。
2．要特別注重材料儲備。
文章要寫好，關鍵得有素材。材料儲備，如韓信用兵多多益善。大家都知道積累重要，但不見得都愿意做積累的工作。積累有兩種途徑：一是閱讀以積累信息，二是平時注意收集整理材料。
3．要特別注重勤于思考。
“工欲善其事，必先利其器。”這武器就是思想武器。沒有思想武器，寫不出好文章。人的正確思想是從哪里來的？不是從天上掉下來的，是從實踐中來的。
要善于在琢磨上下功夫。“為學患無疑，疑則進也。”琢磨學問，琢磨工作，也琢磨人的心理和思想。有人講，他只愛琢磨事，不愛琢磨人，聽起來很有格調和品位，其實是不可能的事。因為事是人做的，不琢磨人就琢磨不透事，就是這個理。
要善于在結合上下功夫。做好上面政策、文件、會議精神與下面工作實踐的結合，做好外面經驗做法形勢與內部工作實際的結合。與此相對的兩種做法，一是照抄照搬，二是閉門造車，二者都不可取，必須在結合上下足功夫。
要在出新上下功夫。《孟子·告子上》：“心之官則思，思則得之，不思則不得也。”大腦是思想的機器，越用越靈活。要用大腦想問題、想事情，遇到困難想辦法，用文章表現出來，為指導工作實踐提供思想、觀點、經驗和好的思路。
4．要特別注重善于借鑒。
文章高手都有一個特點：愛廣泛涉獵，爭取成為“雜家”。《論語·為政》講：“君子不器。”說的是君子不能夠只成為某一方面的專家，應該博學多識。就事論者，于技術方面是“匠”（鐵匠、木匠、石匠），于人文方面是“客”（門客、食客、清客），博學多識，超越事物本身，以哲學眼光對待和處理事物者，均可稱之為“家”。
要精心研讀一些好文章，做到融會貫通、為我所用。要善于模仿，模仿就是學習，模仿是為了超越。
要做到勤學好問。《尚書》講：“好問則裕，自用則小。”孔子的學生問孔子什么是“文”，孔子回答：“敏而好學，不恥下問，是以謂之‘文’也。”孔子這樣回答他的學生，道理是很明顯的。要寫出好文章，必須向專家學習，向實踐學習，向高手學習。
5．要認真對待總結工作。
認真是質量的保證。同樣的水平,認真與否大不一樣。只有認真才能提升水平。寫文章必須“用心”，自己心里清楚才能讓別人清楚，以其昏昏怎能使人昭昭？動筆之前，必須知道自己要表達的是什么，必須知道應該怎樣表達。只有自己明白，才能讓別人明白！修改文章一定要做到自己滿意才出手。自己都不滿意的東西，拿給別人看，既是對別人的不尊重，也是對自己的不尊重。
四、懂得技巧
1．掌握格式化特點。
從結構上看，好的文章應該有“鳳頭”“豬肚”“豹尾”。這是元代文人喬夢符談到寫“樂府”的章法時形象化的比喻。意思是說，好的文章，要有好的開頭，像鳳頭那樣美麗、精彩；要有好的主體，像豬肚子那樣有充實、豐富的內容；要有好的結尾，像豹尾一樣簡捷有力。
2．要有“錦囊妙袋”。
要寫出好的文章，一方面要有好的素材，有豐富的詞匯，以便進行比較，優中選優。另一方面要關注詞語的更新。一個時代有一個時代的氣息，春著春裝，夏著夏裝，不能秋行夏令，胡亂穿衣。現在是信息時代，詞匯更新很快，如果滯后了，文章就會顯得老氣橫秋。雖然許多新詞很形象，但太生僻的網絡用語不能輕易亂用。一般來講，只要中央電視臺和人民日報使用的詞匯，就基本可以認為是官方認可的詞匯。比如：給力、抓手、架構、愿景、拐點、支撐、剝離、切入、連動、接軌、翻牌、平臺、向好、下行、點贊等等。詞匯豐富，寫出來的文章才會靈動、新鮮，耐人尋味。
3．學會“高仿”。
寫作有無捷徑？說沒有大家可能不信。說有又是什么呢？我想就是高仿。古人云：法乎其上，僅得其中；法乎其中，僅得其下。林黛玉教香菱學詩，要她先學王維、杜甫、李白的詩，即有“法乎其上”之意。什么是上乘之作呢？黨的歷屆全會報告、《政府工作報告》均是上乘之作。同時，還要看一些同類單位的同類文章，尤其是被公認為水平高的單位的同類文章，看人家是怎樣寫的，仔細琢磨一下，會有新的收獲。
4．要走“中庸之道”。
這是從文章表達的準確性和精確性而言的。話不可說過頭，過猶不及，真理往前一步就會變成謬誤。中庸是什么？不偏之謂中，不易之謂庸；中者，天下之正道，庸者，天下之定理。中庸不是不思進取，而是守正出新、穩中求進。在實際工作中，說話一定要留有分寸、留有余地，不要輕易用極端的字眼兒，不要輕易用無彈性的詞匯，如無比、極大、十分、巨大、非常、極其等等。同樣是指出不足，不能動不動即用“十分的差”，用“還有很大的提升空間”就容易讓人接受些。這樣，你的文章讀起來就會更耐人尋味。
5．經常換位思考。
從情感上考量，總結寫出來是給人看的。領導要看，同事要看，部屬也要看。看什么？看你寫出來了哪些成績，看你怎樣給成績定性，看你是怎樣評價大家在成績里面的貢獻。特別是正式工作報告中的總結部分，要公之與眾，關注度很高，多寫幾個字與少寫幾個字的影響很不一樣。所以，寫好總結不容易，寫好了可以振奮人心，反之會打擊工作積極性。所以，初稿寫出來后，要認真地換位思考，用領導、同事和部下不同的眼光去讀，這樣是很有利于修改的。審讀之后，要問一問：成績寫得到位否？成績講得過分否？問題提得偏激否？成績評價令人反感否？是否有“貪天功為己有”的嫌疑？如果有，一定改過來！
6．善于藏“拙”顯美。
藏“拙”是大智慧。不適合的話不說，要表達一定要改變一下表述方式。某單位工作總結中把為某干部開脫罪責的工作大書特書，辛苦倒是辛苦，但不合適。我們寫總結是要“顯美”的。古代“四大美女”是藏拙顯美的高手。西施能沉魚，但腳太大，故穿長裙以藏之；昭君能落雁，但肩太瘦削，故常披披肩以藏之；貂蟬能閉月，但耳太小，故戴耳珰以飾之；貴妃能羞花，但有腋臭，故常沐花浴以淡之。《紅樓夢》中有位公認的智者———薛寶釵，平時“罕言寡語，人謂裝愚；隨分從時，自云守拙”。關鍵時候數她拿得起放得下。問一問紅樓的男性讀者，多是灑淚給黛玉，娶妻還愿是寶釵。此中確有道理。藏拙不是造假，是一種智慧。
7．答好哲學三問。
凡事說復雜也復雜，說簡單也簡單。要想條理清楚地用幾百上千字表述一年或一個時期的工作，必須化繁為簡、把握要領。無論什么事情、什么問題，其實也就涉及三個問題：是什么？為什么？怎么辦？是什么就是你一段時間內做了什么，就是工作內容、工作成績；為什么就是你為什么要做這些工作，就是工作的原因和工作的意義；怎么辦就是你是如何開展工作的，就是工作舉措和工作成效。這些道理真正想明白了，寫起工作總結才會心里有數，也才會真正做到出手快出彩多。
毛主席在《實踐論》中論述道：“實踐、認識、再實踐、再認識，這種形式，循環往復以至無窮，而實踐和認識之每一循環的內容，都比較地進到了高一級的程度。”我們的工作實踐就是這樣，做了總結，總結了再做，循環往復以至無窮，而我們的工作水平和工作業績，都比較地上到了高一級的程度。這其中，既指開展工作的舉措，也指總結工作的認識。文字能力提升需要學習和實踐。提升文字能力就是提升工作能力，提升工作能力應該提升文字能力。水無定勢，文無定法，寫作也沒有所謂的技巧。若說有“技巧”，則“技巧”存于持之以恒的學習、實踐和感悟之中。
來源：秘書之友 作者：劉國庚（作者單位：新鄉醫學院）
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