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公務接待流程是怎樣的工作 公務接待的流程是什么
日期:2023-02-25 03:15:41    编辑:网络投稿    来源:互联网
公務接待流程是怎樣的  想要做好公務接待工作,需要接待人員了解接待流程,才能保證接待工作規范、有序、高效運轉。下面是小編為你整理的公務接待流程,希望對你有幫助!  公務
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      想要做好公務接待工作,需要接待人員了解接待流程,才能保證接待工作規范、有序、高效運轉。下面是小編為你整理的公務接待流程,希望對你有幫助!

      公務接待流程

      新形勢下的公務接待工作不僅是黨委政府的一項政治任務,也是一地加強對外交流與協作、提高知名度與美譽度的重要途徑。公務接待具有政務性、規范性、協作性、禮儀性等特點,需要接待人員提前謀劃、精心準備、統籌安排、細致落實,才能保證接待工作規范、有序、高效運轉。

      具體來說,公務接待按其工作流程可分為三大階段:

      一、接待準備階段

      接待準備階段是整個接待工作的重要環節,準備工作做好了,接待工作也就成功了一半。準備階段接待人員要“嘴”勤“腿”勤,多思多問,多跑多看,充分考慮接待各環節安排與銜接。準備工作一般應從四個方面來著手:

      一是準確掌握情況:一要了解來賓情況,包括:來賓的總體情況(如客人的單位、姓名、性別、民族、職務、人數等),來賓的整體計劃(是上級視察、兄弟單位交流還是商務考察),來賓的具體要求及日程安排,來賓抵離日期、所乘的車牌號、車次、航班。對于重要來賓,我們還要詳細了解相關資料,如他有什么生活習慣,喜歡什么口味的菜肴,有無禁忌等。二要了解領導要求,包括我方禮賓規格、操作重點。按照身份對等及對口接待原則,確定陪同領導及接待人員,亦可根據特殊需要或關系程度,安排比客人身份高的人員破格接待,這樣顯得既有禮貌,又熱情。

      二是制定接待方案:接待方案是參與接待部門和有關人員的行動準則和辦事指南。方案的內容包括日程安排(時間、地點、活動內容等),來賓情況(姓名、性別、職務),陪同人員名單,乘車、食宿安排,考察景點簡介,天氣預報,注意事項等。方案制定要全面、具體,有很強的操作性。接待方案印制好后,報領導審定。對于重賓接待,要召開由宣傳、公安、市容、衛生監督、接待賓館、旅游景點等相關部門的協調會,各司其職,明確分工,確保接待各環節工作落實到位。

      三是做好安全檢查:認真檢查客房、餐飲、會議室、車輛、參觀考察單位、各活動場所等,重點查看車輛安全狀況、接待賓館環境衛生是否美化整潔,客房是否按接待要求進行配備,客房后勤保障系統(水、電、通信、冷暖氣、熱水等)是否完好。

      四是做好迎客安排:按時安排迎客車輛,預先為客人準備好客房及膳食。提前通知參與全程陪同的當地領導及有關工作人員,落實相關陪同人員是否拿到接待接待手冊,有關接站、會見、陪餐的時間和地點是否通知到本人,對各項活動內容的時間和地點的銜接是否清楚等。

      二、任務實施階段

      實施階段,是指從迎接客人到送別客人這一階段的工作,是客人抵達接待地后的接待服務工作。這個階段是接待任務能否圓滿完成的關鍵,需要接待人員注重禮儀,熱情周到,靈活應變,“眼”靈“心”細,確保整個接待服務過程規范、安全、高效。這一階段主要工作有:

      一是注意迎送禮儀、活動安排與協調。客人到達前,除做好相應準備工作外,所有接待人員應提前1小時到崗到位,反復檢查所轄區域,清除一切障礙。提前告知需迎接的.領導和車輛。如需要賓館安排迎接儀式,則要提前告知賓館做好迎侯準備。客人前往活動點視察、參觀或參加會議前,各引領人員、解說員提前到崗到位。接待人員要做好溝通銜接,確保各接待資源整體合力的發揮,做到各接待環節的無縫對接。客人離宣時,根據客人要求和領導安排,掌握出發時間,通知送站領導,提前辦理票務,安排相應禮遇。

      二是注意做好宴請安排。一要安排好特色菜肴。

      在安排菜肴時,既要嚴格執行接待標準,厲行節約,又要安排合乎來賓口味,體現地方特色、節令時尚、拿手的菜肴;注意菜肴的葷素、菜色、冷熱、軟硬、營養、烹飪方法等合理搭配,原料盡量不重復,做到咸淡互補、色味俱佳。避免上客人禁忌的菜,如有回民就不能安排豬肉。我們宣州,一般以徽菜和農家菜為主,如臭鱖魚、醬鴨、水陽三寶等,讓客人在體驗獨特魅力的飲食文化之時,了解我們的物產和民俗。二要確定就餐形式。是安排正式宴會還是自助餐。正式宴會以圓桌形式擺放,若桌數較多,要安排好桌次,并擺放桌次牌。自助餐,常用于宴請人數較多的賓客,食品和飲料提前擺放在長形餐桌上,招待會開始時,自行取食。因該形式輕松自由,便于交流,越來越受到青睞。三要確定就餐人員名單,擺放好席位卡。了解并通知參加就餐的領導,有序擺放好席位卡,擺放席位卡的方式一般為主人位居中,1號來賓坐主人右手一側,2號來賓坐主人左手一側,其他來賓和我方陪同人員按職務高低依次交替分坐兩側,便于雙方交流。

      三是關注細節,做好個性化接待。接待過程中,接待人員要做到“眼觀六路、耳聽八方”,對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話,都要留意和體會,及時采取應變措施。用心安排符合來賓個性的接待,會取得意想不到的效果。一次在接待原安徽省委書記黃璜老先生時,提前了解到他于戰爭年代曾在溪口小住過一段時間。我們安排他去溪口宣筆廠視察,并提前通知宣筆廠做好接待準備。黃老到宣筆廠,看到宣筆的生產工藝及取得的成績,很是高興,告訴我們他是全國政協書畫協會的呢。我們請黃老題字,他興致盎然,揮毫潑墨。因我們提前做好了準備工作,所以讓整個接待工作自然親切,通暢高效。

      三、接待總結階段

      總結階段是整個接待任務完成階段。接待人員應及時總結接待工作經驗教訓,以利下次提高。

      (一)資料整理歸檔。收集重要接待任務和大型接待任務的所有相關資料,整理歸檔,并制作成VCD光盤。歸檔資料包括:日程安排、接待手冊、接待日志、匯報材料、領導講話、新聞報道資料、照片、菜單、生活習慣等。

      (二)撰寫總結材料。接待工作完成后,接待人員應做好接待日志,記錄接待任務的詳細情況(完成的情況、不足之處、客人意見、出現的問題、總結經驗、改進的建議等)。大型接待或重要接待,牽頭人應每天組織所有接待人員對當天接待工作進行總結、交流,查擺不足,并對下一步工作提出明確要求,合理分工,細致安排。大型或重要接待結束后,還要開展“回頭看”活動,對整個接待工作進行總結。

      接待三大階段的工作是相互關聯、不可分割的有機整體,每個階段的工作各有側重,但共同之處都要求接待人員真誠熱情,合乎禮儀,高效規范的工作方法和工作態度。只有這樣,才能真正體現接待部門窗口和橋梁作用,真正發揮接待部門在經濟社會各項事業發展中的服務保障功能。

      公務接待的禮儀要求

      “三聲”

      “三聲”是指來有應聲、問有答聲、走有送聲。

      第一,來有應聲。客戶到訪時,接待人員要主動、及時、得體地打招呼。比如,老客戶可以稱呼為“某先生(或某女士)”,突然到訪的客戶可以稱呼為“先生”或“女士”。另外,還可以根據對方的職位選擇稱呼語。

      第二,問有答聲。當客戶問問題時,要及時、真誠、恰如其分地進行回答。如果對方的問題涉及公司機密、行業機密或個人隱私,就要引開對方的思路,或提出一個新的話題。

      第三,走有送聲。接待要善始善終,送客戶離開時,要使用得體的送別語言。比如,送客戶離開時,不能說“一路走好”;送客戶坐飛機時,不能說“一路順風”。

      “三到”

      “三到”是指客人到、微笑到、敬語到。

      第一,客人到。顧名思義,“客人到”就是客人到公司。接待人員應該在客人到的第一時間進行接待,以免讓客戶產生受冷落的感覺。

      第二,微笑到。當客戶迎面走來時,接待人員要面帶微笑,眼神關注。微笑要有愉悅的感覺,不可僵硬。

      第三,敬語到。客戶到訪時,要用文明、優雅的語言對其表示歡迎。需注意,歡迎語不能太死板,應在不同時段有不同的問候。

      做到“迎三送七”

      “迎三送七”就是送的距離要比迎的距離遠。

      如果接待人為領導,要將客戶送到辦公室門口;如果接待人為普通職員,要把客戶送到電梯口并幫忙按電梯;高規格的接待必須接待方所有人都送客戶,將客戶送到車上,然后揮手再見,目視其車輛離開。

      首問責任處理

      在接待客戶的過程中,當客戶的詢問涉及隱私或別的部門的業務時,接待人員可以岔開話題,或讓讓對方直接問領導。

      若對方一定要追問,可以委婉地告知對方,如“針對您這件事情,您看是否可以留一個電話,我去咨詢,問完再回復給您”,或為對方提供一個咨詢電話,讓其自己聯系。

      距離有度

      在接待客戶的過程中,接待人員要保持距離,不可太過熱情,以免讓對方覺得唐突,有壓力。

      一般而言,私人距離為0.5米以外,社交距離為0.5米至1.5米,禮儀距離為1.5米至3米,公共距離為3米以外。在電梯里,接待人員斜45度站在客戶旁邊進行交流,會讓對方覺得舒服。

      公務接待的基本原則

      1、統籌管理的原則:機關的接待工作統一由辦公室負責管理,并具體承辦接待工作。

      2、對口接待的原則:聯系工作需要接待的,原則上對等、對口接待。

      3、事前審批的原則:所有接待事項,必須事先按規定的審批程序報批,未經批準的接待費用不得報銷。

      4、勤儉節約的原則:接待工作既要熱情周到,禮貌待客,又要厲行節約,嚴格控制經費開支,杜絕奢侈浪費。

      5、定點接待的原則:區別不同接待對象,確定在市簽約的不同賓館(飯店)接待。需安排在其他飯店就餐的,須經主要領導或辦公室主任同意。

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