公務接待流程是怎樣的

　　想要做好公務接待工作，需要接待人員了解接待流程，才能保證接待工作規范、有序、高效運轉。下面是小編為你整理的公務接待流程，希望對你有幫助！

　　公務接待流程

　　新形勢下的公務接待工作不僅是黨委政府的一項政治任務，也是一地加強對外交流與協作、提高知名度與美譽度的重要途徑。公務接待具有政務性、規范性、協作性、禮儀性等特點，需要接待人員提前謀劃、精心準備、統籌安排、細致落實，才能保證接待工作規范、有序、高效運轉。

　　具體來說，公務接待按其工作流程可分為三大階段：

　　一、接待準備階段

　　接待準備階段是整個接待工作的重要環節，準備工作做好了，接待工作也就成功了一半。準備階段接待人員要“嘴”勤“腿”勤，多思多問，多跑多看，充分考慮接待各環節安排與銜接。準備工作一般應從四個方面來著手：

　　一是準確掌握情況：一要了解來賓情況，包括：來賓的總體情況(如客人的單位、姓名、性別、民族、職務、人數等)，來賓的整體計劃(是上級視察、兄弟單位交流還是商務考察)，來賓的具體要求及日程安排，來賓抵離日期、所乘的車牌號、車次、航班。對于重要來賓，我們還要詳細了解相關資料，如他有什么生活習慣，喜歡什么口味的菜肴，有無禁忌等。二要了解領導要求，包括我方禮賓規格、操作重點。按照身份對等及對口接待原則，確定陪同領導及接待人員，亦可根據特殊需要或關系程度，安排比客人身份高的人員破格接待，這樣顯得既有禮貌，又熱情。

　　二是制定接待方案：接待方案是參與接待部門和有關人員的行動準則和辦事指南。方案的內容包括日程安排(時間、地點、活動內容等)，來賓情況(姓名、性別、職務)，陪同人員名單，乘車、食宿安排，考察景點簡介，天氣預報，注意事項等。方案制定要全面、具體，有很強的操作性。接待方案印制好后，報領導審定。對于重賓接待，要召開由宣傳、公安、市容、衛生監督、接待賓館、旅游景點等相關部門的協調會，各司其職，明確分工，確保接待各環節工作落實到位。

　　三是做好安全檢查：認真檢查客房、餐飲、會議室、車輛、參觀考察單位、各活動場所等，重點查看車輛安全狀況、接待賓館環境衛生是否美化整潔，客房是否按接待要求進行配備，客房后勤保障系統(水、電、通信、冷暖氣、熱水等)是否完好。

　　四是做好迎客安排：按時安排迎客車輛，預先為客人準備好客房及膳食。提前通知參與全程陪同的當地領導及有關工作人員，落實相關陪同人員是否拿到接待接待手冊，有關接站、會見、陪餐的時間和地點是否通知到本人，對各項活動內容的時間和地點的銜接是否清楚等。

　　二、任務實施階段

　　實施階段，是指從迎接客人到送別客人這一階段的工作，是客人抵達接待地后的接待服務工作。這個階段是接待任務能否圓滿完成的關鍵，需要接待人員注重禮儀，熱情周到，靈活應變，“眼”靈“心”細，確保整個接待服務過程規范、安全、高效。這一階段主要工作有：

　　一是注意迎送禮儀、活動安排與協調。客人到達前，除做好相應準備工作外，所有接待人員應提前1小時到崗到位，反復檢查所轄區域，清除一切障礙。提前告知需迎接的.領導和車輛。如需要賓館安排迎接儀式，則要提前告知賓館做好迎侯準備。客人前往活動點視察、參觀或參加會議前，各引領人員、解說員提前到崗到位。接待人員要做好溝通銜接，確保各接待資源整體合力的發揮，做到各接待環節的無縫對接。客人離宣時，根據客人要求和領導安排，掌握出發時間，通知送站領導，提前辦理票務，安排相應禮遇。

　　二是注意做好宴請安排。一要安排好特色菜肴。

　　在安排菜肴時，既要嚴格執行接待標準，厲行節約，又要安排合乎來賓口味，體現地方特色、節令時尚、拿手的菜肴；注意菜肴的葷素、菜色、冷熱、軟硬、營養、烹飪方法等合理搭配，原料盡量不重復，做到咸淡互補、色味俱佳。避免上客人禁忌的菜，如有回民就不能安排豬肉。我們宣州，一般以徽菜和農家菜為主，如臭鱖魚、醬鴨、水陽三寶等，讓客人在體驗獨特魅力的飲食文化之時，了解我們的物產和民俗。二要確定就餐形式。是安排正式宴會還是自助餐。正式宴會以圓桌形式擺放，若桌數較多，要安排好桌次，并擺放桌次牌。自助餐，常用于宴請人數較多的賓客，食品和飲料提前擺放在長形餐桌上，招待會開始時，自行取食。因該形式輕松自由，便于交流，越來越受到青睞。三要確定就餐人員名單，擺放好席位卡。了解并通知參加就餐的領導，有序擺放好席位卡，擺放席位卡的方式一般為主人位居中，1號來賓坐主人右手一側，2號來賓坐主人左手一側，其他來賓和我方陪同人員按職務高低依次交替分坐兩側，便于雙方交流。

　　三是關注細節，做好個性化接待。接待過程中，接待人員要做到“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，及時采取應變措施。用心安排符合來賓個性的接待，會取得意想不到的效果。一次在接待原安徽省委書記黃璜老先生時，提前了解到他于戰爭年代曾在溪口小住過一段時間。我們安排他去溪口宣筆廠視察，并提前通知宣筆廠做好接待準備。黃老到宣筆廠，看到宣筆的生產工藝及取得的成績，很是高興，告訴我們他是全國政協書畫協會的呢。我們請黃老題字，他興致盎然，揮毫潑墨。因我們提前做好了準備工作，所以讓整個接待工作自然親切，通暢高效。

　　三、接待總結階段

　　總結階段是整個接待任務完成階段。接待人員應及時總結接待工作經驗教訓，以利下次提高。

　　(一)資料整理歸檔。收集重要接待任務和大型接待任務的所有相關資料，整理歸檔，并制作成VCD光盤。歸檔資料包括：日程安排、接待手冊、接待日志、匯報材料、領導講話、新聞報道資料、照片、菜單、生活習慣等。

　　(二)撰寫總結材料。接待工作完成后，接待人員應做好接待日志，記錄接待任務的詳細情況(完成的情況、不足之處、客人意見、出現的問題、總結經驗、改進的建議等)。大型接待或重要接待，牽頭人應每天組織所有接待人員對當天接待工作進行總結、交流，查擺不足，并對下一步工作提出明確要求，合理分工，細致安排。大型或重要接待結束后，還要開展“回頭看”活動，對整個接待工作進行總結。

　　接待三大階段的工作是相互關聯、不可分割的有機整體，每個階段的工作各有側重，但共同之處都要求接待人員真誠熱情，合乎禮儀，高效規范的工作方法和工作態度。只有這樣，才能真正體現接待部門窗口和橋梁作用，真正發揮接待部門在經濟社會各項事業發展中的服務保障功能。

　　公務接待的禮儀要求

　　“三聲”

　　“三聲”是指來有應聲、問有答聲、走有送聲。

　　第一，來有應聲。客戶到訪時，接待人員要主動、及時、得體地打招呼。比如，老客戶可以稱呼為“某先生(或某女士)”，突然到訪的客戶可以稱呼為“先生”或“女士”。另外，還可以根據對方的職位選擇稱呼語。

　　第二，問有答聲。當客戶問問題時，要及時、真誠、恰如其分地進行回答。如果對方的問題涉及公司機密、行業機密或個人隱私，就要引開對方的思路，或提出一個新的話題。

　　第三，走有送聲。接待要善始善終，送客戶離開時，要使用得體的送別語言。比如，送客戶離開時，不能說“一路走好”；送客戶坐飛機時，不能說“一路順風”。

　　“三到”

　　“三到”是指客人到、微笑到、敬語到。

　　第一，客人到。顧名思義，“客人到”就是客人到公司。接待人員應該在客人到的第一時間進行接待，以免讓客戶產生受冷落的感覺。

　　第二，微笑到。當客戶迎面走來時，接待人員要面帶微笑，眼神關注。微笑要有愉悅的感覺，不可僵硬。

　　第三，敬語到。客戶到訪時，要用文明、優雅的語言對其表示歡迎。需注意，歡迎語不能太死板，應在不同時段有不同的問候。

　　做到“迎三送七”

　　“迎三送七”就是送的距離要比迎的距離遠。

　　如果接待人為領導，要將客戶送到辦公室門口；如果接待人為普通職員，要把客戶送到電梯口并幫忙按電梯；高規格的接待必須接待方所有人都送客戶，將客戶送到車上，然后揮手再見，目視其車輛離開。

　　首問責任處理

　　在接待客戶的過程中，當客戶的詢問涉及隱私或別的部門的業務時，接待人員可以岔開話題，或讓讓對方直接問領導。

　　若對方一定要追問，可以委婉地告知對方，如“針對您這件事情，您看是否可以留一個電話，我去咨詢，問完再回復給您”，或為對方提供一個咨詢電話，讓其自己聯系。

　　距離有度

　　在接待客戶的過程中，接待人員要保持距離，不可太過熱情，以免讓對方覺得唐突，有壓力。

　　一般而言，私人距離為0.5米以外，社交距離為0.5米至1.5米，禮儀距離為1.5米至3米，公共距離為3米以外。在電梯里，接待人員斜45度站在客戶旁邊進行交流，會讓對方覺得舒服。

　　公務接待的基本原則

　　1、統籌管理的原則：機關的接待工作統一由辦公室負責管理，并具體承辦接待工作。

　　2、對口接待的原則：聯系工作需要接待的，原則上對等、對口接待。

　　3、事前審批的原則：所有接待事項，必須事先按規定的審批程序報批，未經批準的接待費用不得報銷。

　　4、勤儉節約的原則：接待工作既要熱情周到，禮貌待客，又要厲行節約，嚴格控制經費開支，杜絕奢侈浪費。

　　5、定點接待的原則：區別不同接待對象，確定在市簽約的不同賓館(飯店)接待。需安排在其他飯店就餐的，須經主要領導或辦公室主任同意。

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