CIO的幾種有效溝通方式
CIO應該致力于使自己成為溝通專家,這樣才能根據具體的環境、溝通對象和目的,來游刃有余地傳遞各種有效的信息。一般說來,CIO進行溝通主要有以下三種方式。營銷
營銷借助于各種大眾傳播媒介來傳送,對群體都具有吸引力和感染力,目的是為了讓聽眾盡快接受信息。對IT部門來說,所謂營銷,就是盡快在人們頭腦中樹立這樣一種意識,使大家了解IT對部門結構、屬性以及完成公司業務目標方面所起的作用。
注意:許多CIO和IT部門人員都把注意力集中在電子郵件營銷上,這種做法是錯誤的。在絕大多數情況下,綜合運用多種傳播工具會更有效。
IT部門可以通過營銷,樹立客戶服務意識,展現公司近期業績水平及今后進展項目。
公共關系
公共關系領域,致力于用三種途徑,來增進客戶對部門的了解,并提升其在客戶心目中的固有價值。當與公司員工溝通時,CIO和公司所有的IT專業人士都必須做到,盡量通過自己的描述,使員工感到公司的各項工作、財務狀況、組織管理等方面都是有序的。
對于最普通的服務,也可以傳遞公共關系信息。比如,采用空白表格程序來處理,將傳遞這樣一種信息:這是一個技術性部門。然而,若是增加一些敘述性螺旋圖,包括一些趨勢分析圖和簡明的彩色圖案,就將傳遞另一種信息:這個團隊比較善于用商業手段來衡量事物。
更進一步說,若是傳送信息時,通過召開一個正式簡短的發布會,而不是用電子郵件,那么人們就會認為,這個部門的CIO是處于公司的領導層。
公共關系也可以用來處理IT危機。實際上,在當今世界,由于IT管理涉及到公司的每一個人,因此IT危機的處理方式是否得當,將會直接影響到CIO、整個IT組織、甚至可能是公司自身的形象—或樹立,或摧毀。
當眾多不幸事情混合在一起,如核心項目實施的災難性失敗、網絡系統或核心基礎的崩潰、出現重大安全漏洞、未檢查出的病毒入侵,或者一些自然災害等,進行危機公關是必要的。
其它溝通方式
除了營銷和公共關系外,CIO和IT部門還可以運用以下幾種溝通方式:
1. 定期(一個季度、半年或一年)發行業務報告。
2. 舉辦正式的部門領導集會或大型研討會。
3. 開放式論壇,可以從簡單的午餐討論到發送電子郵件。
我曾經歷的一種最有效的`溝通方式是,一名CIO按日程安排,定期到當地的辦公場所進行私人探訪。CIO可以和IT部門的主要用戶及業務主管進行一些隨意的交談。除此之外,CIO還可以利用這一機會,會見一些當地的IT員工,共同探討公司的整體戰略,并征集他們的一些觀點和看法。
這都是一些成功率極高的會談,因為其中的每一個人都能獲得某些對自身具有積極促進作用的信息。一旦CIO離開這些場所,員工們就會迫不及待地用電話聯系或發送電子郵件,約定下次見面的時間。
這種直接的、個人化的溝通方式,在公司用戶、業務主管和IT員工之間廣受歡迎,也為CIO贏得了極大的信賴和認同。
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